Lista de verificación de la inspección previa al embarque en China

Esta lista de verificación está pensada para que la use un comprador, o su coordinador de inspección, en las instalaciones del proveedor en los días previos a la autorización del embarque. Es un complemento de trabajo de las guías de Sinospect sobre pruebas de aceptación en fábrica (en inglés), con su lista de verificación de la FAT complementaria, y sobre calificación de proveedores en China (en inglés). Consúltela junto con la lista de verificación de due diligence del proveedor en China (verificación previa) para el trabajo de calificación previo. Para entender por qué existe el punto de control previo al embarque —los momentos entre una prueba en fábrica superada y un contenedor precintado— y cuándo una inspección puntual es el modelo de control adecuado, consulte la guía Inspección previa al embarque o modelo de suministro responsable (en inglés).

Si el embarque es de materiales de construcción y no de equipos —paneles, baldosas, perfiles, puertas y ventanas, aparatos sanitarios—, la versión de este punto de control específica para materiales (muestreo y embalaje verificado antes de precintar el contenedor) se trata en la guía Importar materiales de construcción desde China (en inglés).

Cada punto que sigue está diseñado como una verificación de tipo conforme / no conforme / seguimiento que descarta un modo de fallo específico. El orden es el que debería seguir un comprador: primero la preparación de la inspección, después la verificación en sitio, después la documentación, después el embalaje, después el tratamiento de las no conformidades y, por último, la decisión de liberación. Saltarse los pasos de preparación en favor de la actividad en sitio es una causa frecuente de que las inspecciones arrojen hallazgos demasiado tarde para actuar sin retrasar el embarque.

1. Preparación previa a la inspección

Lo que se verifica en la inspección depende de lo que se especificó antes. La mayoría de las inspecciones deficientes fallan en esta etapa, y no en sitio.

• El alcance de la inspección figura en el contrato de suministro — el contrato identifica el evento de inspección, los criterios de aceptación, el derecho de rechazo y las consecuencias del rechazo. Los derechos de inspección añadidos mediante una carta complementaria después de la adjudicación son más débiles que los derechos escritos en el contrato original.
• El organismo de inspección o el inspector de tercera parte tiene competencia documentada para el alcance — cuando se requiera acreditación, confirme que el alcance del organismo de inspección cubre la categoría de equipo y el método de inspección. Una parte sin un alcance pertinente puede, aun así, documentar el estado visible, pero no debería tratarse como autoridad técnica para pruebas que excedan su competencia.
• El plan de pruebas y los criterios de aceptación están por escrito y se comparten con el proveedor con antelación — el proveedor no debería ver el plan de pruebas por primera vez el día de la inspección. Compartirlo de antemano convierte la inspección de una confrontación en una verificación estructurada y da al proveedor la oportunidad de plantear los problemas antes de que llegue el inspector.
• La fecha de inspección está fijada y el proveedor confirma por escrito que el equipo está listo — una confirmación por escrito del proveedor de que el equipo está listo (de uno a tres días antes de la inspección) reduce el riesgo de un viaje costoso e inútil cuando el equipo no está realmente listo.

2. Verificación en sitio

La inspección propiamente dicha. Cada punto debería producir un resultado registrado, no una confirmación verbal.

• La cantidad coincide con la lista de empaque y la orden de compra — conteo físico verificado frente a la lista de empaque y la orden de compra original. Las discrepancias se registran de inmediato, no se concilian más tarde.
• Conformidad visual verificada frente a la especificación — con un tamaño de muestra adecuado al tamaño del lote y a la criticidad del equipo. Use un muestreo basado en AQL (en inglés), o un plan de muestreo equivalente, cuando el muestreo por atributos sea apropiado; use la inspección completa para lotes pequeños, a medida o de alto valor.
• Pruebas funcionales ejecutadas según el plan de pruebas del contrato — resultados registrados en el formato definido por el contrato (plantilla de informe de pruebas, firmas de los testigos, datos brutos recogidos cuando se requiera). “Superada”, sin valores registrados, no es un resultado registrado.
• Los instrumentos de prueba cuentan con evidencias de calibración vigentes — los medidores, manómetros, calibres, balanzas y analizadores utilizados durante la inspección deberían tener certificados de calibración válidos, disponibles el día de la inspección. La falta de evidencias de calibración debería impedir que el comprador acepte los resultados medidos hasta que se resuelva la carencia.

3. Documentación completa

La documentación que llega incompleta al puerto de destino es costosa de corregir. La inspección previa al embarque es la última oportunidad práctica de confirmar que está completa mientras el proveedor todavía tiene una condición de liberación que cumplir. Para el método por etapas que mantiene completo el expediente documental a lo largo de todo el proyecto, consulte el método de control documental (en inglés). Si la decisión de liberación depende de cotejar los certificados, los informes de pruebas, las fichas técnicas y los documentos de embarque con el producto aprobado, use la lista de verificación del expediente técnico del proveedor (en inglés) antes del día de la inspección.

• Informes de pruebas emitidos por unidad o por lote, según se requiera — el conjunto de informes coincide con lo que especifica el contrato, ya sea un informe por unidad, por lote o por tipo de equipo.
• Los documentos de cumplimiento corresponden al equipo realmente embarcado — los certificados de conformidad, las declaraciones de conformidad CE, los informes de ensayos de tipo IEC y los demás documentos de cumplimiento requeridos deberían corresponder al modelo, al rango de números de serie, a la familia de productos y al periodo de validez de la mercancía que sale de la fábrica. Los documentos emitidos para un modelo similar pero distinto no constituyen una cobertura válida.
• Manuales de operación, planos y listas de repuestos entregados en los idiomas contratados — incluidas las versiones traducidas cuando el contrato lo especifique. Las traducciones faltantes son una carencia contractual, no cosmética, cuando el mercado de destino las exige.
• Los números de serie del equipo coinciden con los números de serie de la documentación — la correspondencia entre el equipo físico, los informes de pruebas, los certificados y la lista de empaque se verifica artículo por artículo, no se da por supuesta.

4. Preparación del embalaje y de la carga

Las deficiencias de embalaje causan daños en tránsito que son costosos de reparar, son objeto de disputas contractuales y a menudo solo son visibles en destino. La inspección es la última oportunidad de verificar que el embalaje sea adecuado para la ruta.

• El tipo de embalaje y los materiales corresponden a la especificación contractual para la ruta de transporte — el flete marítimo, el multimodal, el flete aéreo y las rutas terrestres tienen requisitos de embalaje distintos. La marca ISPM 15 se verifica cuando se usa embalaje de madera y el destino la exige.
• Fijación y arriostramiento adecuados a la ruta — flejado, acolchado, bloqueo, arriostramiento interno, adecuados al peso del equipo y a las fuerzas previstas durante el transporte. Los equipos pesados o sensibles requieren más que el embalaje estándar del proveedor.
• Marcas presentes y legibles — instrucciones de manipulación, frágil / este lado hacia arriba / centro de gravedad, referencias de lote y de pedido, dirección de destino. Las marcas faltantes o poco claras causan daños de manipulación y retrasos en aduana.
• Plan de carga del contenedor revisado (para FCL); registro fotográfico por unidad cuando corresponda — en las cargas de contenedor completo, la secuencia de carga se revisa en cuanto a la distribución del peso y la manipulación. Se solicitan evidencias fotográficas de las unidades correctamente embaladas cuando el comprador necesita constancia para el seguro o para la liberación.

5. Tratamiento de las no conformidades

Los hallazgos solo son útiles si se tratan como puntos que requieren acciones correctivas, no como observaciones informales.

• No conformidades clasificadas según un marco escrito (crítica / mayor / menor) — la clasificación determina la vía de liberación. El marco debería definirse antes de la inspección, no el mismo día, para que la clasificación sea coherente entre inspecciones y entre proveedores.
• Las acciones correctivas tienen plazos y responsables identificados por su nombre — cada acción se registra con un plazo de corrección, el nombre de la persona del proveedor responsable del cierre y las evidencias exigidas para darla por cerrada.
• Evidencias fotográficas de la corrección exigidas antes del cierre — cuando la acción correctiva es un cambio físico en el embalaje, la fijación o el etiquetado, las evidencias fotográficas que confirman que la corrección se ha aplicado en todo el embarque (no solo en una muestra) son el estándar práctico de cierre.

6. Decisión de liberación

La liberación es una decisión comercial del comprador, apoyada en el informe de inspección, y no una consecuencia automática de que la inspección se haya realizado.

• Informe de inspección firmado por el inspector — el informe del inspector está firmado y fechado, e identifica al inspector por su nombre y su referencia de acreditación cuando corresponda.
• Todas las no conformidades críticas y mayores cerradas o aceptadas formalmente con mitigación — las no conformidades críticas normalmente bloquean la liberación; las mayores normalmente bloquean la liberación; las menores pueden aceptarse con una mitigación documentada si el comprador así lo decide.
• El comprador (o su representante autorizado) emite la autorización de liberación por escrito — la liberación se autoriza por escrito, por separado del informe de inspección. La autorización hace referencia al informe de inspección y confirma el cierre de los puntos abiertos.
• Documentos de liberación entregados al transitario, con las copias requeridas conservadas — el conjunto de documentos que exigen el régimen aduanero de destino, el instrumento de pago del comprador (p. ej., carta de crédito) y la pista de auditoría interna del comprador está completo antes de que el equipo salga de la fábrica.

Registros de inspección que hay que conservar

El expediente de inspección debería permitir al comprador rastrear qué se verificó, qué falló y por qué se liberó o se retuvo el embarque. Conserve juntos los documentos de referencia controlados y las evidencias resultantes, en lugar de tratar el informe firmado como el registro completo.

• Documentos de referencia controlados — orden de compra, especificación y planos aprobados, plan de pruebas, lista de documentos, requisitos de embalaje y criterios de aceptación por escrito, con su estado de revisión.
• Resultados de inspección registrados — informe firmado, fotografías, valores medidos, referencias de muestra o de número de serie y evidencias de calibración de los instrumentos utilizados.
• Trazabilidad del cierre y de la liberación — registro de no conformidades, evidencias de las acciones correctivas, aceptación por el comprador de cualquier riesgo residual y la decisión de liberación o de retención, por escrito y por separado.

Regla de decisión

Un embarque que supera las seis categorías ha alcanzado el estándar mínimo previo al embarque. Un embarque que no supera uno o más puntos no queda descalificado, pero ha puesto de manifiesto un hallazgo que el comprador debería tratar como un elemento de la decisión de liberación: o bien se resuelve antes del embarque, o bien se acepta como un riesgo documentado con mitigación. Tratar la autorización de liberación como la decisión comercial del comprador, apoyada en el informe de inspección y no determinada por él, preserva el derecho a retener el embarque cuando el informe revela problemas.

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