Lista de due diligence del proveedor en China

Esta lista de verificación es una versión de trabajo condensada de la metodología publicada en la serie de guías de Sinospect sobre calificación de proveedores en China (en inglés). Está pensada para imprimirse, compartirse con un equipo de compras, adjuntarse a un expediente interno de due diligence o citarse en la documentación de la lista corta de proveedores de un EPC. Para guardar una copia limpia en su equipo, use la opción “Imprimir → Guardar como PDF” de su navegador. Si el proveedor que usted está calificando fabrica materiales de construcción, las comprobaciones propias de ese sector (condición de fabricante real, informes de pruebas de clasificación frente al fuego) se tratan en la guía para importar materiales de construcción desde China (en inglés).

Cada punto que sigue es una comprobación binaria que descarta un modo de fallo concreto. El orden es el que la mayoría de los compradores debería seguir: primero la identidad legal, después las evidencias de capacidad, las referencias, la capacidad de producción, la claridad de la cotización y, por último, el control documental. Saltarse los primeros puntos para concentrarse en los últimos es el error más frecuente en la due diligence de compras en China.

1. Identidad legal

Antes de evaluar la capacidad, confirme que la entidad legal que está detrás de la cotización es aquella con la que contrataría el comprador. El sitio web de un proveedor es lo más fácil de falsear; la verificación parte de la licencia comercial.

• Licencia comercial solicitada y recibida: copia escaneada de la licencia comercial china vigente (营业执照), legible y completa.
• Cotejo con el registro realizado: entidad confirmada en el National Enterprise Credit Information Publicity System (SAMR) por su Código Unificado de Crédito Social o por su razón social registrada en chino. Cómo verificarlo (en inglés).
• El objeto social incluye la fabricación de la categoría de equipo: el objeto social registrado (经营范围) que figura en la licencia cubre el equipo cotizado. Un proveedor cuyo objeto social omite la fabricación es una empresa comercializadora, no el fabricante. Cómo distinguirlos.
• La situación registral es normal: la entidad no figura señalada por anomalías ni por medidas de ejecución; el capital registrado y la fecha de constitución son coherentes con lo que el proveedor declara sobre su tamaño y su trayectoria.

2. Evidencias de capacidad

La capacidad se declara en el dosier de presentación y se demuestra en la documentación. Cada tipo de certificado tiene su propia vía de verificación: recibir el documento no equivale a verificarlo.

• Certificaciones de sistemas de gestión autenticadas: certificados ISO 9001 (e ISO 14001 / ISO 45001 cuando corresponda) verificados a través del organismo de certificación emisor o de IAF CertSearch. Número de certificado, nombre de la entidad legal, sitios cubiertos por el alcance, norma, periodo de validez y estado de acreditación, todos comprobados.
• Documentos de conformidad del producto comprobados en origen: cada uno con su propio emisor. La declaración de conformidad CE se comprueba con el fabricante que la firmó, y el número y el alcance de cualquier organismo notificado se verifican en la base de datos NANDO de la UE; los documentos ATEX, frente a la categoría del equipo y el procedimiento de evaluación de la conformidad; los certificados IECEx, en el sitio web de IECEx; los informes de ensayos de tipo IEC, con el laboratorio que los emitió. Qué solicitar (en inglés).
• Acreditación del laboratorio de pruebas confirmada cuando un informe se apoya en ella: el organismo de acreditación confirma que, cuando se realizaron las pruebas, el laboratorio identificado en el informe estaba acreditado para los métodos de prueba específicos citados.

3. Referencias

Los logotipos de un dosier de presentación no son referencias. Sí lo son los clientes finales identificados por su nombre, con representantes con los que se puede contactar, en proyectos comparables al alcance actual.

• Referencias aportadas de clientes finales identificados por su nombre: al menos tres referencias con personas identificadas por su nombre, sus cargos y sus vías de contacto, sobre equipos comparables a los de la cotización actual.
• Al menos una referencia contactada directamente: conversación realizada; el proyecto identificado, el equipo identificado, el periodo confirmado y el representante identificado reconoce el encargo.
• Alcance de la referencia comparable al contrato actual: el encargo de referencia no es sustancialmente menor, más sencillo ni más antiguo que la cotización actual.

4. Capacidad de producción

Para equipos estándar de proveedores establecidos con documentación verificable, la verificación puede terminar en la etapa de autenticación de documentos. Para equipos de mayor valor, especificaciones a medida o cualquier proveedor sobre el que la due diligence a distancia haya planteado dudas, la confirmación presencial o por video de la capacidad de producción es el último paso.

• La dirección de la fábrica concuerda con el domicilio registrado: el sitio de producción que declara el proveedor coincide con el domicilio registrado en la licencia, o la discrepancia se ha explicado y verificado (entre los casos legítimos figuran las instalaciones de filiales y la fabricación por contrato autorizada).
• Capacidad de producción razonable para el tamaño del proyecto: el volumen de producción mensual declarado por el proveedor es coherente con el pedido que se va a hacer, con los equipos y el personal observados en el sitio de operación y con registros de producción o de embarque que lo corroboren. El capital registrado es un dato de contexto, no una prueba de capacidad; el número de empleados no figura en la licencia comercial china.
• Recorrido de la fábrica realizado (por video en directo o en persona) en los proyectos significativos: planta de producción, puesto de control de calidad, registros de calibración y personal observados directamente; no un video promocional pregrabado.

5. Claridad de la cotización

Lo que la cotización no dice suele ser más revelador que lo que dice. Una cotización clara permite una comparación en igualdad de condiciones con otras ofertas; una ambigua deja margen para disputas posteriores durante la ejecución.

• La redacción de la especificación es inequívoca: sin “o equivalente”, sin “sujeto al diseño final” y sin que falten números de modelo. Cuando se citan normas, se indican la edición y la cláusula. Señales de alerta (en inglés).
• Las condiciones de pago son comercialmente razonables: no el 100 % por adelantado mediante T/T; los pagos escalonados y alineados con hitos (anticipo / antes del embarque / en la FAT / en la puesta en servicio) están documentados.
• Se indica el evento de aceptación adecuado cuando el pedido lo requiere: para los equipos cuya función o rendimiento debe demostrarse antes del envío, la FAT u otra prueba específica del contrato se incluye en el alcance, con criterios de aceptación indicados y un derecho definido a presenciar o a rechazar. Los artículos estándar o de bajo riesgo no tienen por qué pasar por una FAT cuando basta una inspección conforme al pedido.
• Todas las certificaciones pertinentes para el proyecto están incluidas de forma explícita: las certificaciones faltantes enumeradas en la especificación no se omiten discretamente en la cotización; si el proveedor no dispone de una certificación exigida, lo declara de forma explícita.

6. Control documental

Los documentos presentes en la etapa de calificación deben seguir siendo válidos hasta la entrega. Una comprobación al final de la due diligence detecta los certificados que eran válidos en la primera revisión pero caducan antes del embarque.

• Los certificados siguen siendo válidos en la fecha de entrega prevista: los certificados ISO y de producto que tienen un periodo de validez siguen vigentes durante todo el plazo contractual de entrega; los informes de ensayos de tipo siguen cubriendo el diseño pedido y la edición de la norma que especifica el contrato.
• La declaración de conformidad CE cita la legislación de la UE aplicable al producto: no una lista genérica copiada de otro producto; la declaración identifica al fabricante, la legislación de la UE aplicable, las normas pertinentes y el producto cubierto.
• Los informes de pruebas son trazables hasta el laboratorio que las realizó: el informe identifica al laboratorio y, cuando se apoya en una acreditación, el laboratorio estaba acreditado para ese método de prueba en la fecha de la prueba.

Regla de decisión

Un proveedor que supera las seis categorías ha alcanzado el umbral mínimo de due diligence. Un proveedor que no supera uno o varios puntos no queda descalificado, pero ha puesto de manifiesto un hallazgo que el comprador debe tratar como un elemento contractual o comercial: o se resuelve antes de hacer el pedido, o se acepta como un riesgo documentado con medidas de mitigación. A un proveedor que no esté dispuesto a aportar las evidencias que respaldan cualquiera de los puntos se le debe restar prioridad.

Expediente de evidencias que debe conservarse para la decisión de aprobación

Una lista de verificación completada solo es útil cuando otro revisor puede seguir el rastro de la decisión. Conserve un expediente de aprobación fechado que distinga los hechos verificados de las declaraciones del proveedor y que registre quién aceptó cada riesgo residual.

• Evidencias de la entidad legal: licencia comercial, extracto del registro, razón social registrada en chino, Código Unificado de Crédito Social y fecha de la consulta.
• Evidencias de capacidad: certificados e informes de pruebas autenticados, notas de las referencias y observaciones de la fábrica, con su fuente de verificación.
• Hallazgos comerciales: exclusiones de la cotización, carencias documentales y limitaciones de producción, cada una con un responsable y una condición de cierre asignados.
• Registro de aprobación: la decisión fechada del comprador de aprobar, aprobar con medidas de mitigación, dejar en espera o rechazar al proveedor antes de hacer el pedido.

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