Fournisseur en Chine : liste de 6 contrôles

Cette liste est une version de travail condensée de la méthodologie publiée dans les guides de Sinospect sur la qualification de fournisseurs chinois. Elle est destinée à être imprimée, partagée avec une équipe achats, jointe à un dossier interne de diligence, ou référencée dans la documentation de pré-sélection fournisseur d’un EPC. Pour conserver une copie locale propre, utilisez l’option « Imprimer → Enregistrer au format PDF » de votre navigateur. Si le fournisseur que vous qualifiez fabrique des matériaux de construction, les vérifications propres à ce négoce — statut de fabricant réel, licence, rapports de classement au feu — sont traitées dans importer des matériaux de construction de Chine.

Chaque point ci-dessous est une vérification binaire qui écarte une défaillance spécifique. L’ordre est celui qu’un acheteur doit suivre : identité légale d’abord, puis preuves de capacité, puis références, puis capacité de production, puis hygiène du devis, puis contrôle documentaire. Sauter les premiers points pour se concentrer sur les derniers est l’erreur la plus fréquente dans la vérification préalable avant un achat en Chine.

1. Identité légale

Avant d’évaluer la capacité, confirmer que l’entité juridique derrière le devis est bien celle avec laquelle l’acheteur contractera. Le site web d’un fournisseur est la chose la plus facile à fabriquer ; la vérification commence par la licence d’exploitation.

• Licence d’exploitation demandée et reçue — copie numérisée lisible et complète de la licence d’exploitation chinoise en cours (营业执照).
• Recoupement au registre public effectué — entité confirmée dans le National Enterprise Credit Information Publicity System (SAMR) via le Unified Social Credit Code ou le nom chinois enregistré. Comment vérifier.
• L’objet social inclut la fabrication de la catégorie d’équipement — l’objet social enregistré (经营范围) sur la licence couvre l’équipement chiffré. Un fournisseur dont l’objet social exclut la fabrication est une société de négoce, pas le producteur. Comment trancher.
• Statut enregistré normal — entité non signalée pour anomalie ou action d’exécution ; capital social et date de constitution cohérents avec ce que le fournisseur déclare de sa taille et de son ancienneté.

2. Preuves de capacité

La capacité est revendiquée dans la plaquette commerciale et prouvée dans la documentation. Chaque type de certificat a sa propre filière de vérification — recevoir un document n’équivaut pas à le vérifier.

• Certifications de systèmes de management authentifiées — ISO 9001 (et ISO 14001 / ISO 45001 le cas échéant) vérifiées auprès de l’organisme certificateur émetteur ou via IAF CertSearch. Numéro de certificat, nom de l’entité légale, périmètre des sites, norme, validité et statut d’accréditation tous vérifiés.
• Documents de conformité produit vérifiés à la source — chacun auprès de son propre émetteur : la déclaration UE de conformité auprès du fabricant qui l’a signée, avec le numéro et le périmètre de tout organisme notifié vérifiés dans la base NANDO de l’UE ; les documents ATEX au regard de la catégorie d’appareils et de la procédure d’évaluation ; les certificats IECEx sur le site IECEx ; les rapports d’essais de type CEI auprès du laboratoire qui les a émis. Quels documents demander.
• Accréditation du laboratoire d’essais confirmée lorsqu’un rapport s’y appuie — l’organisme d’accréditation confirme que le laboratoire nommé sur le rapport était accrédité pour les méthodes d’essais citées au moment des essais.

3. Références

Des logos dans une plaquette ne sont pas des références. Des clients finaux nommés, avec des représentants joignables, sur des projets comparables à la mission en cours, le sont.

• Références clients finaux nommés fournies — au moins trois références avec individus nommés, fonctions et coordonnées, sur des équipements comparables au devis en cours.
• Au moins une référence contactée directement — entretien réalisé ; projet nommé, équipement nommé, calendrier confirmé, le représentant nommé reconnaît l’engagement.
• Périmètre de référence comparable au contrat en cours — l’engagement référence n’est pas significativement plus petit, plus simple ou plus ancien que le devis en cours.

4. Capacité de production

Pour des équipements de série en provenance de fournisseurs établis avec une documentation vérifiable, la vérification peut s’arrêter à l’étape d’authentification documentaire. Pour des équipements de plus forte valeur, des spécifications sur mesure, ou tout fournisseur où la diligence à distance a soulevé des questions, la confirmation en personne ou par vidéo de la capacité de production est l’étape finale.

• Adresse de l’usine cohérente avec l’adresse enregistrée — le site de production revendiqué par le fournisseur correspond à l’adresse enregistrée sur la licence, ou l’écart a été expliqué et vérifié (les cas légitimes incluent les sites filiales et la sous-traitance de fabrication autorisée).
• Capacité de production raisonnable pour la taille du projet — le volume mensuel de production déclaré par le fournisseur est cohérent avec la commande envisagée ainsi qu’avec les équipements et les effectifs observés sur le site d’exploitation, et avec des relevés récents de production ou d’expédition. Le capital social constitue un indice de contexte, pas une preuve de capacité ; l’effectif ne figure pas sur la licence chinoise.
• Visite d’usine effectuée (vidéo en direct ou en personne) pour les projets significatifs — atelier de production, poste de contrôle qualité, registres d’étalonnage et effectifs observés directement ; pas une vidéo promotionnelle pré-enregistrée.

5. Hygiène du devis

Ce que le devis ne dit pas est souvent plus révélateur que ce qu’il dit. Un devis propre permet une comparaison à l’identique avec d’autres offres ; un devis ambigu laisse place à des contestations d’exécution ultérieures.

• Le libellé des spécifications est sans ambiguïté — pas de « ou équivalent », pas de « sous réserve du design final », pas de numéro de modèle manquant. Lorsque des normes sont citées, l’édition et la clause sont nommées. Signaux d’alerte.
• Les conditions de paiement sont commercialement raisonnables — pas de 100 % T/T à la commande ; paiements échelonnés alignés sur les jalons (acompte / pré-expédition / réception en usine / mise en service) documentés.
• L’événement d’acceptation approprié est nommé lorsque la commande l’exige — pour un équipement dont la fonction ou la performance doit être prouvée avant expédition, la FAT ou un autre essai propre au contrat est inclus dans le périmètre, avec des critères d’acceptation nommés et un droit défini d’assister ou de rejeter. Il n’est pas nécessaire d’imposer une FAT aux articles courants ou à faible risque lorsqu’une inspection au regard de la commande suffit.
• Toutes les certifications pertinentes au projet sont explicitement incluses — les certifications manquantes listées dans le cahier des charges ne sont pas discrètement omises ; si une certification requise n’est pas détenue, le fournisseur le déclare explicitement.

6. Contrôle documentaire

Les documents présents à l’étape de qualification doivent rester valides jusqu’à la livraison. Une vérification finale capte les certificats qui étaient valides lors de la première revue mais expirent avant expédition.

• Les certificats restent valides à la date prévue de livraison — les certificats ISO et produit qui portent une durée de validité restent valides pendant la période contractuelle de livraison ; les rapports d’essais de type couvrent toujours la conception commandée et l’édition de norme citée au contrat.
• La déclaration UE de conformité cite la législation de l’UE applicable au produit — pas une liste générique copiée d’un autre produit ; la Déclaration identifie le fabricant, la législation européenne applicable, les normes pertinentes et le produit couvert.
• Les rapports d’essais sont traçables au laboratoire qui les a réalisés — le rapport nomme le laboratoire et, lorsqu’il s’appuie sur une accréditation, le laboratoire était accrédité pour cette méthode d’essai à la date des essais.

Règle de décision

Un fournisseur passant les six catégories a franchi le seuil minimal de diligence. Un fournisseur échouant à un ou plusieurs points n’est pas disqualifié mais a fait émerger une observation que l’acheteur doit traiter comme un point contractuel ou commercial — soit résolu avant la passation de la commande, soit accepté comme risque documenté assorti de mesures de réduction. Un fournisseur refusant de fournir les pièces justificatives sous-jacentes à un point doit être dépriorisé.

Dossier de preuves à conserver pour la décision d’approbation

Une liste complétée n’est utile que si un autre relecteur peut retracer la décision. Conservez un dossier d’approbation daté qui distingue les faits vérifiés des déclarations du fournisseur et indique qui a accepté chaque risque résiduel.

• Preuves sur l’entité légale — licence d’exploitation, extrait du registre, raison sociale chinoise, Unified Social Credit Code et date de consultation.
• Preuves de capacité — certificats et rapports d’essais authentifiés, comptes rendus de prises de références et constats d’usine avec leur source de vérification.
• Constats commerciaux — exclusions du devis, écarts documentaires et contraintes de production, chacun avec un responsable et une condition de clôture.
• Décision d’approbation — décision datée de l’acheteur d’approuver, d’approuver avec mesures de réduction du risque, de suspendre ou de rejeter le fournisseur avant la passation de la commande.

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