Quels documents demander à un fabricant chinois d’équipements ?

Quels documents d’identité légale demander en premier ?

Le document de départ est la licence d’exploitation (营业执照). Elle établit que l’entité existe, est en statut opérationnel normal et est autorisée à exercer des activités précises. Elle porte le Code unifié d’identification sociale (USCC), identifiant de 18 caractères qui est l’identité permanente du fournisseur dans les registres publics chinois.

À partir de la licence, l’acheteur peut vérifier : le nom enregistré, l’USCC (à recouper avec le National Enterprise Credit Information Publicity System de la SAMR), l’adresse, le capital social, la date de constitution et — surtout — l’objet social déclaré. L’objet social indique si les activités déclarées de la société couvrent clairement la fabrication de la catégorie d’équipement ; lorsque l’objet ne correspond pas à l’équipement chiffré, l’acheteur doit vérifier l’entité de production, l’adresse usine et la responsabilité contractuelle avant de traiter le fournisseur comme le fabricant. Une attestation fiscale générale est parfois demandée en complément, mais la licence couvre l’essentiel à ce stade.

Quels certificats de management de la qualité comptent en qualification ?

La norme ISO 9001 est la certification de référence en management de la qualité. Demandez-la lorsque le projet l’exige et vérifiez que son périmètre couvre le site et les produits concernés. Le certificat est émis par un organisme certificateur — il porte le nom de cet organisme et un numéro de certificat à vérifier auprès de l’émetteur, dans son registre public lorsqu’il en existe un. Lorsque le projet exige une certification accréditée, vérifiez via IAF CertSearch, qui recense les certifications accréditées, ou auprès de l’organisme d’accréditation mentionné sur le certificat, que le certificat est en vigueur et que l’organisme certificateur est accrédité pour ce périmètre.

Extensions courantes selon le projet : ISO 14001 (management environnemental), souvent requise pour les projets financés par bailleur ; ISO 45001 (santé et sécurité au travail), fréquente dans l’industrie lourde ; ISO 13485 pour les dispositifs médicaux. Vérifiez chacune auprès de l’organisme émetteur plutôt qu’en vous appuyant sur le PDF imprimé.

Quels certificats produit et rapports d’essais de type vérifier ?

Les documents requis dépendent de l’équipement et du marché de destination :

• Marquage CE pour les équipements destinés à l’UE — la déclaration UE de conformité doit identifier le fabricant, la législation européenne applicable, les normes pertinentes et le produit couvert. Lorsque le mode d’évaluation de conformité exige un organisme notifié, le numéro et le périmètre doivent être vérifiés dans la base NANDO.
• ATEX pour les appareils destinés aux atmosphères explosibles et au marché de l’UE — demander au fabricant d’identifier la législation applicable, le groupe et la catégorie, ainsi que la procédure d’évaluation de la conformité du produit exact. Obtenir la déclaration ou l’attestation, les justificatifs techniques et les éventuels certificats d’organisme notifié exigés par cette procédure. Vérifier la procédure et les documents exigés au regard de la législation applicable, puis l’identité et le périmètre pertinent de tout organisme notifié dans NANDO. Identifier si les documents couvrent un appareil, un composant ou l’ensemble complet ; ne pas déduire le certificat requis de la seule catégorie ni accepter les preuves d’un composant comme preuve de l’ensemble complet.
• IECEx lorsque la destination ou le projet l’exige — demander le certificat et les rapports d’essais et de qualité référencés pour l’appareil exact. Comparer le certificat fourni avec son entrée sur le site IECEx, notamment le statut, le périmètre produit et les conditions ou limitations. Vérifier séparément la couverture des composants et de l’ensemble. Un certificat IECEx ne remplace pas la procédure ATEX pour l’UE ; vérifier les preuves exigées par chaque régime applicable.
• Rapports d’essais de type IEC pour les équipements électriques (transformateurs, appareillage, groupes) — ils nomment le laboratoire d’essais. Lorsqu’un rapport est émis sous accréditation, vérifiez auprès de l’organisme d’accréditation que la portée d’accréditation du laboratoire couvrait ces essais et les éditions des normes à la date des essais.
• Certifications sectorielles — Solar Keymark pour le solaire thermique, certification ASME lorsque le code ASME des appareils à pression s’applique, évaluation de la conformité selon la directive Équipements sous pression pour l’UE, et autres selon le besoin du projet.

Quelles preuves d’audit et de capacité doivent accompagner les documents ?

Un rapport d’audit d’usine réalisé par un tiers récent — émis par SGS, Bureau Veritas, TÜV ou équivalent — consigne ce que l’auditeur a observé sur le site à la date de l’audit, dans le périmètre indiqué par le rapport : par exemple les effectifs, les équipements, les processus de contrôle qualité, la gestion des étalonnages et la capacité de production.

Pièces complémentaires : photographies de la ligne de production (avec détails reconnaissables, pas des images génériques), volumes de capacité étayés par des données d’expédition ou douanières récentes, et descriptions des équipements de contrôle qualité avec certificats d’étalonnage pour les instruments critiques.

Quelles preuves d’inspection le fournisseur doit-il pouvoir produire ?

Demandez la procédure d’inspection du fournisseur, un modèle de rapport vierge, les critères d’acceptation, le traitement des non-conformités et la méthode de vérification des actions correctives. Ces éléments montrent si le fournisseur dispose d’un système de contrôle exploitable sans lui demander de divulguer le dossier opérationnel d’un autre acheteur.

Les rapports issus d’autres contrats peuvent contenir noms, plans, numéros de série, photographies et constats qui restent confidentiels même après retrait des éléments commerciaux les plus visibles. Ne faites pas de l’accès à ces rapports, caviardés ou non, une condition de qualification. Prévoyez plutôt au contrat un rapport d’inspection ou de FAT complet sur votre propre commande. Si le fournisseur propose une référence client, obtenez l’accord de ce client avant de demander des documents ou de le contacter.

Qu’est-ce qu’une vraie référence client ?

Un bandeau de logos sur une diapositive n’est pas une référence. Une vraie référence est un client final contactable qui a réceptionné l’équipement du fournisseur pour une installation comparable en taille et complexité au projet envisagé. L’acheteur demande au fournisseur le nom du projet, le pays d’installation, l’année, le périmètre équipement et un contact chez le client final.

Un court entretien de référence — 15 minutes — couvrant la conformité de l’équipement à la spécification, la qualité documentaire, les éventuels incidents de mise en service et la réactivité du service après-vente, fait apparaître ce qu’aucun document ne montre.

Questions fréquentes