Guide · Avant attribution
Comment préparer un DQE/BOQ ou cahier des charges pour l’approvisionnement d’équipements industriels en Chine
Le DQE/BOQ ou cahier des charges est le point de départ de presque toute commande d’équipement acheté en Chine. C’est aussi là que la plupart des problèmes en aval se créent discrètement. Quand le cahier des charges est clair, les fournisseurs chiffrent le même périmètre, les offres sont comparables, et les exigences d’inspection et de documentation sont définies avant que l’acheteur ne perde son levier. Quand il est vague, chaque fournisseur l’interprète différemment, les exclusions se cachent dans les détails, et les écarts n’apparaissent qu’à l’usine, à l’expédition ou sur site. Ce qui arrive à un cahier des charges même clair après attribution — et pourquoi il doit être figé dans un dossier de commande maîtrisé avant la production — fait l’objet d’un article dédié.
Ce guide liste ce que contient un DQE/BOQ ou cahier des charges utile. C’est aussi, en pratique, ce qu’il faut envoyer à Sinospect pour une première revue : plus les éléments de la liste ci-dessous sont arrêtés, plus la revue est utile et plus les offres des fournisseurs sont comparables.
Ce que contient un DQE/BOQ ou cahier des charges complet
Les neuf groupes ci-dessous couvrent ce dont un fournisseur — et la personne chargée de la revue pour l’acheteur — ont besoin pour agir sans deviner. Peu d’acheteurs disposent de tous les champs au départ, et c’est normal ; considérez cette liste comme un objectif, non comme un préalable.
Contexte acheteur et projet
Le contexte permet de calibrer la revue sur le projet plutôt que de rester générique. Il indique aussi au fournisseur s’il est un candidat réaliste avant de chiffrer.
- Société et pays du projet.
- Usage final ou type d’installation.
- Stade du projet (concept, appel d’offres, attribué, remplacement, extension).
- Calendrier cible et toute échéance de décision.
- Urgence et ce qui la motive (réservation de navire, date d’appel d’offres, fenêtre d’arrêt).
Liste d’équipements
Une liste détaillée garde les offres comparables. Sans elle, les fournisseurs chiffrent des périmètres différents et l’acheteur finit par comparer des choses inégales.
- Désignation et quantité par ligne.
- Capacité ou débit requis.
- Modèle ou référence, si déjà connu.
- Configuration et options requises.
- Quels éléments sont obligatoires et lesquels sont optionnels.
Exigences techniques
Les performances et les caractéristiques physiques que l’équipement doit respecter. Les utilités sont le champ le plus souvent laissé vague, et celui qui cause le plus de problèmes à l’installation.
- Exigences de performance (débit, temps de cycle, précision, service).
- Matériaux, dimensions et tolérances.
- Utilités : tension, fréquence, air comprimé, eau, vapeur, refroidissement, combustible.
- Conditions environnementales et de site.
- Heures de fonctionnement et cycle de service.
Normes et conformité applicables
Les normes et certifications doivent être indiquées avant attribution, pas découvertes au dédouanement, à la revue du prêteur ou à la mise en service. Elles font souvent la différence entre une offre qui passe la revue du maître d’ouvrage et une offre qui ne la passe pas.
- Normes locales applicables sur le marché de destination.
- Exigences du maître d’ouvrage.
- Exigences de la banque, du prêteur ou de l’appel d’offres.
- Justificatifs de conformité exigés, par exemple marquage CE avec la déclaration UE de conformité, certification de système de management telle qu’ISO 9001, ou certification de produit.
- Exigences d’étiquetage ou de langue.
Interfaces et intégration
La plupart des équipements n’arrivent pas dans une pièce vide. La façon dont ils se raccordent à la ligne, aux automatismes et aux données existants est une source fréquente d’écarts de périmètre.
- Contraintes de la ligne ou du site existant.
- Équipements amont et aval.
- Attentes concernant l’automate (PLC), l’IHM et le système de contrôle-commande.
- Besoins logiciels, données ou traçabilité.
- Contraintes d’installation.
Exigences documentaires
Indiquez le dossier documentaire dont vous aurez besoin avant de payer le solde — plans, certificats, comptes rendus d’essais, manuels. Les documents demandés seulement après expédition sont les plus difficiles à obtenir.
- Plans et fiches techniques.
- Manuels.
- Certificats et comptes rendus d’essais.
- Liste de colisage et liste de pièces détachées.
- Comptes rendus de FAT / inspection.
Inspection et réception
Définissez les modalités de réception de l’équipement tant que vous disposez encore d’un levier. Les critères de réception inscrits dans la commande peuvent servir de conditions de libération lorsque le contrat y subordonne le paiement ou l’expédition ; des critères soulevés seulement après l’expédition le permettent rarement.
- Si une réception en usine (FAT) est requise.
- Si une inspection avant expédition est requise.
- Critères de réception et conditions d’essai.
- Essais et contrôles à réaliser en présence d’un témoin.
- Critères de libération et de blocage.
Informations commerciales et logistiques
Les conditions qui déterminent comment la commande est expédiée, ce qu’elle coûte à l’arrivée, et comment le paiement est libéré sur la base de preuves.
- Incoterms, si connus.
- Port ou site de destination.
- Exigences d’emballage et contraintes d’expédition.
- Attentes de garantie et pièces détachées.
- Conditions de paiement proposées par le fournisseur.
Informations sur le fournisseur existant
Si un fournisseur ou un devis est déjà en main, envoyez-le. Une revue d’un devis existant au regard du cahier des charges, pour le compte de l’acheteur, est souvent le moyen le plus rapide de faire ressortir les écarts de périmètre et les exclusions.
- Nom du fournisseur.
- Devis, fiches techniques et historique des échanges.
- Questions ouvertes.
- Fournisseurs alternatifs, le cas échéant.
Les champs que les acheteurs oublient le plus souvent
Si le temps manque, voici les champs qui changent le plus la qualité d’une première revue et la comparabilité des offres fournisseurs. Chacun, laissé vide, tend à ressurgir plus tard en litige de périmètre, en retard de dédouanement ou en problème d’installation.
- Pays du projet et conditions de site.
- Capacité ou débit requis.
- Contraintes d’alimentation et d’utilités.
- Exigences de normes et de certification.
- Le devis fournisseur existant, s’il y en a un.
- Documents requis.
- Attentes d’inspection / FAT.
- Date d’expédition cible.
- Si le fournisseur est déjà choisi ou encore en comparaison.
Ce qui se passe après l’envoi
Transmettez la liste d’équipements, le bordereau de quantités, la spécification ou le devis fournisseur, avec la destination et le calendrier souhaité. Sinospect examine d’abord le périmètre et précise les informations nécessaires pour évaluer une proposition de fourniture. Lorsque le besoin correspond à son périmètre d’intervention, l’étape suivante est une proposition précisant les équipements, les contrôles qualité, le point de livraison et les responsabilités commerciales ; le devis de fourniture suit cette évaluation initiale.
Si vous contractez directement avec l’usine, Sinospect peut plutôt évaluer une mission délimitée de revue technique. Dans les deux cas, l’acheteur, son ingénieur ou l’équipe EPC conserve l’autorité de conception, l’approbation des dérogations et la réception finale selon le contrat.
Comment Sinospect utilise le DQE/BOQ
Pour une commande fournie par Sinospect, le bordereau ou la spécification définit ce que le fabricant doit chiffrer et ce que l’acheteur recevra. Sinospect examine les lacunes du périmètre, les normes, les utilités, les interfaces, les documents requis et les points d’inspection ou de FAT convenus avant de préparer le schéma de fourniture. Les devis confidentiels existants sont traités conformément aux instructions de l’acheteur ; aucun fournisseur n’est contacté sans autorisation.
Découvrez l’achat d’équipements auprès de Sinospect. Si vous conservez le contrat avec l’usine, consultez la revue technique d’achat. Pour qualifier le fournisseur derrière un devis, voir la qualification de fournisseurs en Chine.
Services et ressources liés
Service · Revue technique d’achat
Revue indépendante de la liste d’équipement, du DQE, du devis fournisseur et des spécifications avant l’engagement de la commande.
OuvrirService · Qualification de fournisseurs chinois
Vérifier qu’un fournisseur chinois existe, fabrique réellement ce qu’il propose et détient les certifications exigées — avant la commande.
OuvrirRessource · Accompagnement des achats EPC
Pour les équipes EPC : à quelles étapes d’un lot complet intervient une revue pour le compte de l’acheteur — qualification, revue technique, FAT/inspection, documentation et préparation à l’expédition.
OuvrirRessource · Liste de contrôle des essais de réception en usine (FAT)
Une fois que le cahier des charges définit quoi tester, cette liste de contrôle structure la FAT pour que la réception repose sur des preuves plutôt que sur une simple déclaration du fournisseur.
OuvrirRessource · Liste de contrôle du dossier technique fournisseur
À utiliser pour transformer les exigences documentaires du cahier des charges en dossier de preuves : fiches techniques, certificats, PV d’essai, plans et documents d’expédition.
OuvrirRessource · Méthode de contrôle documentaire
Transforme le dossier documentaire demandé par le cahier des charges en un dossier maîtrisé et consultable, exploitable par les achats, la finance, la douane et le site.
OuvrirQuestions fréquentes
Que doit contenir un DQE/BOQ ou cahier des charges pour l’approvisionnement en Chine ?
Il doit inclure le contexte et le calendrier du projet, une liste d’équipements détaillée avec quantités et capacités, les exigences techniques et d’utilités, les normes et besoins de certification applicables, les contraintes d’interface et d’intégration, le dossier documentaire requis, les attentes d’inspection et de FAT, les conditions commerciales et logistiques, et tout devis fournisseur existant. L’objectif est de fournir assez de détails pour que les fournisseurs chiffrent le même périmètre et que l’acheteur compare les offres équitablement.
Je n’ai pas encore de cahier des charges complet. Puis-je quand même l’envoyer ?
Oui. Un cahier des charges préliminaire clair est plus utile qu’un cahier des charges complet mais tardif. Envoyez ce que vous avez — même une liste d’équipements, un pays cible et un calendrier approximatif suffisent à démarrer une première revue. Sinospect peut identifier quels champs manquants comptent le plus pour votre projet avant qu’ils ne deviennent des problèmes.
Pourquoi les offres fournisseurs reviennent-elles si différentes les unes des autres ?
Le plus souvent parce que le cahier des charges laissait place à l’interprétation. Quand les capacités, les normes, les utilités, les documents et les exigences d’inspection ne sont pas fixés, chaque fournisseur chiffre un périmètre, un jeu d’exclusions et un niveau de qualité légèrement différents. Resserrer le DQE/BOQ en amont est le moyen le plus efficace de rendre les offres comparables.
Quel est le champ le plus utile que les acheteurs oublient ?
Les utilités et conditions de site, suivies de près par les normes et certifications. Un équipement conforme au cahier des charges peut rester inutilisable sur site si la tension, la fréquence, le refroidissement ou les conditions environnementales n’ont jamais été indiqués, ou échouer à la revue du maître d’ouvrage et du prêteur si les exigences de certification n’ont pas été déclarées avant attribution.
Sinospect rédige-t-il le cahier des charges pour l’acheteur ?
Sinospect examine le DQE/BOQ pour le compte de l’acheteur — en identifiant les écarts de périmètre, les exclusions, les normes manquantes, les interfaces floues et les exigences documentaires ou d’inspection — afin que la commande soit maîtrisée. L’autorité technique sur le cahier des charges reste à l’acheteur, à l’ingénieur du maître d’ouvrage ou à l’équipe EPC.
Que renvoie Sinospect après avoir examiné un DQE/BOQ ?
Transmettez la liste d’équipements, le bordereau de quantités, la spécification ou le devis fournisseur, avec la destination et le calendrier souhaité. Sinospect examine d’abord le périmètre et précise les informations nécessaires pour évaluer une proposition de fourniture. Lorsque le besoin correspond à son périmètre d’intervention, l’étape suivante est une proposition précisant les équipements, les contrôles qualité, le point de livraison et les responsabilités commerciales ; le devis de fourniture suit cette évaluation initiale. Si vous contractez directement avec l’usine, Sinospect peut plutôt évaluer une mission délimitée de revue technique. Dans les deux cas, l’acheteur, son ingénieur ou l’équipe EPC conserve l’autorité de conception, l’approbation des dérogations et la réception finale selon le contrat.
Transmettez votre DQE/BOQ pour évaluer une fourniture
Transmettez la liste d’équipements, le cahier des charges ou le devis fournisseur, avec la destination et le calendrier. Sinospect précise les informations nécessaires pour évaluer une proposition de fourniture.