Paiement et conditions
Le fournisseur a envoyé de nouvelles coordonnées bancaires. Que faire avant de payer ?
Dernière mise à jour
Sinospect examine les deux sociétés dans leurs registres, compare les nouvelles instructions de paiement aux documents de l’entité contractante et rappelle un numéro obtenu de façon indépendante lorsqu’il en existe un ; constats sous 48 heures. Faire vérifier le nouveau compte →
Pourquoi un changement de coordonnées bancaires mérite-t-il une suspension ?
Une demande frauduleuse peut arriver entre l’acompte et le solde, lorsque la relation semble établie et que la date d’expédition approche. Elle peut provenir de l’adresse même du fournisseur, ou d’une adresse qui n’en diffère que d’un caractère, citer le vrai numéro de commande et donner une raison : l’ancien compte est en cours d’audit, la banque a changé, les paiements passent désormais par la société de Hong Kong. Tout peut y être exact, sauf le compte.
Il s’agit d’une fraude fondée sur la compromission d’une messagerie professionnelle (en anglais, business email compromise). L’attaquant a pu lire la correspondance, depuis la boîte du fournisseur ou depuis la vôtre, et attendre la facture qui compte.
La défense ne repose pas sur la détection du faux. Elle repose sur une règle qui s’applique à tout changement, authentique ou non : un changement de coordonnées bancaires se vérifie en dehors du fil d’e-mails avant tout paiement.
Comment vérifier le nouveau compte avant de payer ?
- Suspendez le virement et informez la comptabilité par écrit que le bénéficiaire a changé, afin que personne ne paie sur l’ancienne approbation.
- Appelez le fournisseur de vive voix à un numéro que vous déteniez déjà avant le changement, ou au numéro de standard indiqué sur le dossier de la société au registre. N’utilisez jamais un numéro, un compte WeChat ou un lien tiré de l’e-mail qui annonçait le changement. Demandez que les coordonnées du compte vous soient lues, et non confirmées d’un simple oui.
- Comparez le nom du compte avec la raison sociale enregistrée de la société avec laquelle vous avez contracté. Une société de Chine continentale enregistre sa raison sociale en caractères chinois, et le nom anglais d’une instruction de paiement en est la traduction par la société elle-même : demandez les deux dans son instruction écrite. Traitez toute autre différence — une abréviation, un autre nom commercial, le nom d’une personne ou une autre société — comme un écart à résoudre avant de payer, quelle que soit l’explication.
- Vérifiez que la banque et la juridiction correspondent au siège de la société. Une usine de Chine continentale qui encaisse à Hong Kong, à Singapour ou en Indonésie exige que l’entité d’encaissement soit vérifiée dans son registre et que son lien avec l’usine soit établi avant tout paiement.
- Demandez une instruction écrite sur le papier à en-tête de la société, portant le cachet de la société et signée par le représentant légal, et conservez-la dans le dossier de commande. Un cachet peut être falsifié : le document constitue une trace, non une preuve ; l’appel indépendant et la comparaison du nom pèsent davantage, sans prouver pour autant qui détient le compte.
- Consignez qui a demandé le changement, qui l’a vérifié, à quel numéro, et qui l’a approuvé. Faites approuver le changement par deux personnes de votre côté, et non par une seule.
| Signal | Ce que cela peut indiquer | Que faire |
|---|---|---|
| Le nom du compte diffère de la société contractante | Fraude possible, ou entité d’encaissement pas encore vérifiée | Suspendez le paiement. Vérifiez l’entité désignée dans son registre et établissez son lien avec la société contractante avant de payer |
| Compte personnel pour une commande d’entreprise | Fraude possible, ou paiement hors des comptes de la société | Suspendez le paiement jusqu’à ce que la société contractante donne des instructions écrites autorisées pour un compte à son propre nom |
| Raison invoquée : ancien compte gelé, audité ou clôturé | Une explication qui peut accompagner une fraude, et qui est parfois vraie | Vérifiez exactement comme pour tout changement ; la raison ne change rien |
| Urgence : payer aujourd’hui pour conserver le créneau de production ou le départ du navire | Pression pour sauter l’appel | Passez l’appel avant de payer ; l’urgence ne remplace pas la vérification |
| Changement annoncé par e-mail seulement, adresse d’expéditeur légèrement différente | Usurpation ou compromission de messagerie | Traitez tout le fil comme non fiable ; vérifiez de vive voix à un numéro connu |
Et si le nouveau compte est à Hong Kong, au nom d’une autre société ou au nom d’une personne ?
De nombreux fabricants de Chine continentale contractent et encaissent par une société de Hong Kong, et un basculement authentique vers le compte de cette société existe. Il n’en reste pas moins un changement de contrepartie, et il se vérifie comme tel : la société de Hong Kong est vérifiée au registre des sociétés, ses administrateurs et ses actionnaires sont comparés au dossier de l’usine, et le nom du compte est comparé à sa raison sociale enregistrée. Lorsque les registres montrent un contrôle commun, l’acheteur peut décider d’accepter le changement sur la base de ce constat et de l’instruction écrite au dossier, idéalement en faisant intervenir la société de Hong Kong comme cosignataire de l’accord. Lorsqu’aucun lien n’apparaît sur l’un ou l’autre registre, l’explication du fournisseur n’est pas une preuve, et le paiement attend.
Une société tierce sans lien documenté avec le contrat, ou un compte personnel, ne se paie pas sur la foi d’un e-mail. Le paiement reste suspendu jusqu’à ce que la société contractante donne des instructions écrites autorisées pour un compte à son propre nom ou au nom d’une société liée vérifiée. Voir comment une société de Hong Kong est vérifiée et comment protéger un acompte avant qu’il ne parte.
Et si le paiement est déjà parti ?
La rapidité compte. Appelez votre banque et demandez le rappel du virement avant toute autre démarche ; les fonds qui n’ont pas encore été transférés plus loin peuvent encore être bloqués, et chaque délai réduit ce qui peut être récupéré. Déposez ensuite plainte auprès de la police, conservez chaque message avec ses en-têtes, et prévenez le fournisseur authentique de vive voix, car c’est peut-être sa messagerie qui a été compromise. Un rapport de vérification préalable sur l’entité réceptrice consigne ce que les registres montrent du bénéficiaire désigné et peut étayer une mise en demeure ou une plainte ; il ne permet pas, à lui seul, de récupérer les fonds.
Comment Sinospect traite cette situation
Lorsqu’un fournisseur avec lequel vous travaillez déjà envoie de nouvelles coordonnées bancaires, Sinospect réalise en 48 heures, pour 190 USD, une vérification du bénéficiaire et de l’entité : situation des deux sociétés vérifiée dans leurs registres à la date de recherche, comparaison du nom du compte figurant dans les nouvelles instructions avec les documents de l’entité contractante, constats d’un rappel à un numéro de société obtenu de façon indépendante lorsqu’il en existe un, et confirmation écrite du changement demandée au représentant légal, avec la réponse versée à votre dossier. Lorsque le paiement est le premier versé à un fournisseur que vous n’avez pas rencontré, c’est la vérification préalable avant paiement complète qui s’applique : les deux entités, le compte, le négociateur, la capacité de l’usine, et un verdict assorti des conditions à écrire dans la commande. Dans les deux cas, l’identité de l’acheteur et l’objet de sa demande restent confidentiels, et le rapport énonce ce que le registre a établi et ce qui reste ouvert.
Questions fréquentes
Un changement de coordonnées bancaires est-il toujours une fraude ?
Non. Les fournisseurs changent de banque, ouvrent un compte d’encaissement à Hong Kong ou passent à une nouvelle entité après une restructuration. Évaluez le changement à partir des éléments obtenus en dehors du fil d’e-mails : une confirmation de vive voix à un numéro connu ou figurant au registre, une instruction écrite portant le cachet de la société, et un nom de compte cohérent avec la raison sociale enregistrée de la société contractante.
Le fournisseur dit que l’ancien compte est gelé ou en cours d’audit. Est-ce plausible ?
Elle peut être vraie, et c’est aussi une raison invoquée dans ce type de fraude. Traitez-la de la même façon dans les deux cas : elle ne change rien à la manière de vérifier. Un compte gelé n’empêche pas une société de confirmer un nouveau compte de vive voix et par écrit, et il n’explique pas pourquoi le nouveau compte devrait appartenir à une autre société ou à une personne.
Dois-je faire un petit virement d’essai vers le nouveau compte ?
Un virement d’essai prouve que le compte existe et que quelqu’un à l’autre bout peut le voir arriver ; il ne prouve pas qui le détient. Utilisez-le, le cas échéant, seulement après la concordance du nom et la confirmation de vive voix, et confirmez la réception par le même canal indépendant, non en répondant à l’e-mail qui annonçait le changement.
Et si le nouveau compte est à Hong Kong, au nom d’une autre société ou au nom d’une personne ?
Un compte personnel pour une commande d’entreprise doit entraîner la suspension du paiement jusqu’à ce que la société contractante donne des instructions écrites autorisées pour un compte à son propre nom. Un compte à Hong Kong ou au nom d’une société tierce exige que l’entité soit vérifiée dans son registre et que son lien avec l’usine soit établi avant de payer ; la parole du fournisseur selon laquelle il s’agit de sa société d’encaissement n’est pas une preuve. La vérification de société de Hong Kong de Sinospect examine ce dossier au registre et ces liens, puis présente ses constats.
En combien de temps un nouveau compte peut-il être vérifié ?
Sinospect réalise en 48 heures, pour 190 USD, une vérification du bénéficiaire et de l’entité : situation des deux entités dans leurs registres, comparaison du nom du compte figurant dans les nouvelles instructions avec les documents de la société contractante, constats d’un rappel à un numéro de société obtenu de façon indépendante lorsqu’il en existe un, et confirmation écrite du changement demandée au représentant légal, avec la réponse consignée. Pour un premier paiement à un fournisseur que vous n’avez pas rencontré, c’est la vérification préalable complète avant paiement qui s’applique.
De nouvelles coordonnées bancaires sur la table et un paiement à effectuer ?
Envoyez le message qui annonçait le changement, les anciennes et les nouvelles coordonnées et le contrat. Sinospect vous indique sous un jour ouvré ce qu’il peut établir et remet ses constats sous 48 heures.