Service · Vérification d’une entité de Hong Kong
Vérification d’une société de Hong Kong derrière un fournisseur chinois
Lorsqu’une société de Hong Kong émet le contrat ou les instructions de paiement pour une usine de Chine continentale, Sinospect examine ses documents au registre, ses administrateurs, ses actionnaires et ses liens avec le fabricant. Le rapport compare les instructions reçues aux documents de la société et présente les constats et les questions en suspens. Il est établi depuis Hong Kong sous quatre jours ouvrés après le paiement et la réception de la dernière pièce requise.
- Point de contrôle acheteur
- Avant de contracter avec une société de Hong Kong ou de la payer
- Délai
- Quatre jours ouvrés après le paiement et le dernier document
- Honoraires
- 290 USD seule · 200 USD en complément d’une vérification préalable avant paiement
- Langue du rapport
- Français ou anglais · dossiers en cantonais et en chinois lus dans l’original
Réponses rapides
Que peut-on vérifier sur une société de Hong Kong, et que ne peut-on pas vérifier ?
Le portail e-Services du registre des sociétés et le registre commercial de l’Inland Revenue montrent la constitution d’une société, sa situation, son siège social, ses administrateurs, son secrétaire, ses déclarations annuelles et ses sûretés, et la déclaration annuelle d’une société privée énumère ses associés et leurs participations. Depuis le 24 octobre 2022, les adresses résidentielles et les numéros d’identité complets des administrateurs sont protégés ; le registre montre une adresse de correspondance et un numéro partiel, et les recherches par nom d’administrateur restent possibles. Le registre des contrôleurs significatifs n’est pas public. L’examen des instructions de paiement compare le nom du compte, la banque et la juridiction indiqués aux documents de la société et consigne les constats documentaires.
| Élément | Sources et contrôles | Portée du constat |
|---|---|---|
| Constitution et situation | Certificat de constitution, numéro de société, statut actif ou dissous, date de la dernière déclaration annuelle, validité de l’immatriculation commerciale | Le dossier établit le statut de la société et ses déclarations ; les actifs et l’activité opérationnelle nécessitent d’autres justificatifs |
| Administrateurs et secrétaire | Noms, dates de nomination, adresses de correspondance, numéros d’identité partiels ; recherches par nom d’administrateur | Adresses résidentielles et numéros d’identité complets protégés depuis octobre 2022 |
| Actionnaires | Associés et participations sur la dernière déclaration annuelle d’une société privée ; actionnaires personnes morales nommés | Registre des contrôleurs significatifs tenu à la société, non public ; la propriété au-dessus d’un actionnaire personne morale peut se situer hors de Hong Kong |
| Contentieux, sûretés, insolvabilité | Registre des sûretés, rôles des audiences de la Judiciary, avis de la Gazette, requêtes en liquidation | La recherche porte sur les procédures et avis publics ; les accords privés nécessitent des pièces distinctes |
| Instructions de paiement | Nom du compte comparé caractère par caractère à la raison sociale enregistrée ; banque et juridiction comparées au siège de la société | Les constats portent sur les instructions reçues et leur cohérence avec les documents de la société |
Le rapport distingue les constats sourcés, les questions en suspens et les pièces complémentaires nécessaires à la décision de l’acheteur.
Pourquoi les fournisseurs de Chine continentale contractent-ils via une société de Hong Kong, et quand cela compte-t-il ?
La société de Hong Kong contracte et encaisse ; la société de Chine continentale fabrique. Cette répartition est courante et souvent légitime, mais elle décide de l’endroit où se trouvent vos recours : une réclamation au titre de l’accord vise l’entité de Hong Kong, tandis que l’usine, ses actifs et ses licences appartiennent à l’entité de Chine continentale. La vérification établit donc si les deux sont sous contrôle commun, d’après les actionnaires et les administrateurs des deux registres, et soumet les constats et les conditions de commande proposées à l’examen de l’acheteur.
Comment Sinospect rattache-t-elle la société de Hong Kong à l’usine de Chine continentale ?
De trois façons, par ordre de force. La société de Hong Kong figure comme actionnaire de la société de Chine continentale au dossier GSXT, ou les mêmes personnes physiques détiennent des parts ou des mandats sur les deux registres ; la chaîne de facturation est cohérente, la pro forma étant émise par la partie qui signe l’accord ; et le représentant légal de l’usine confirme par écrit, sur papier à en-tête et avec le cachet de la société, que la société de Hong Kong encaisse pour son compte. Lorsqu’aucun des trois ne tient, le verdict le dit.
01 · Périmètre
Où Sinospect intervient
La mission porte sur la société de Hong Kong qui intervient entre vous et l’usine : sur le devis, dans l’accord, sur la facture ou dans les coordonnées bancaires. Elle examine les documents déposés au registre et présente les éléments établissant le lien avec le fabricant de Chine continentale dont vous achetez les biens.
Sollicité quand
- Le devis ou le projet d’accord est émis par une société de Hong Kong pour un équipement fabriqué en Chine continentale.
- Les coordonnées bancaires reçues visent un compte à Hong Kong, à un nom différent de celui de l’usine.
- L’accord désigne la société de Hong Kong comme fabricant alors que l’usine appartient à une autre entité.
- Une banque, un partenaire ou une équipe conformité demande qui est la société de Hong Kong avant d’approuver le virement.
02 · Maîtrise et preuves
Points de contrôle vérifiés
Point de contrôle
Examen du dossier au registre des sociétés
Date de constitution, numéro de société, statut, siège social, date de la dernière déclaration annuelle et validité de l’immatriculation commerciale lus au portail e-Services et au registre de l’Inland Revenue, puis comparés au certificat que le fournisseur vous a montré.
Point de contrôle
Administrateurs et actionnaires d’après les dépôts légaux
Administrateurs et secrétaire d’après le registre ; associés et participations d’après la dernière déclaration annuelle. L’actionnariat des personnes morales est examiné sur un niveau supplémentaire lorsque les documents le permettent ; les informations restant à établir sur les contrôleurs significatifs sont précisées.
Point de contrôle
Le lien avec l’usine de Chine continentale
Actionnaires ou administrateurs communs entre le registre de Hong Kong et le dossier GSXT, présence de la société de Hong Kong comme actionnaire de l’usine, chaîne de facturation, et confirmation écrite du représentant légal de l’usine.
Point de contrôle
Le compte que l’on vous demande de payer
Le nom du compte indiqué est comparé à la raison sociale enregistrée, la banque et la juridiction aux documents de la société, et l’émetteur de la facture au signataire du contrat. Les écarts et les questions en suspens sont consignés.
Point de contrôle
Contentieux, sûretés et avis
Registre des sûretés, jugements publiés, rôles des audiences de la Judiciary, avis de la Gazette et recherche de liquidation judiciaire auprès de l’Official Receiver, chaque inscription pondérée et expliquée, et chaque recherche présentée avec sa date et ses limites.
Preuves examinées
Preuves lues pour la vérification
Chaque constat significatif porte sa source, sa date et sa limite, selon l’un de quatre niveaux : vérifié au registre, corroboré, affirmé par le seul fournisseur, ou sans réponse. Le rapport relève les questions en suspens et les éléments nécessaires pour les résoudre ; le relecteur apprécie l’avis au regard des pièces disponibles.
- Registres de Hong Kong
- Dossier et images de documents du portail e-Services du registre des sociétés, consultation de l’immatriculation commerciale de l’Inland Revenue, Gazette, rôles des audiences de la Judiciary.
- Registre de Chine continentale
- Dossier GSXT de l’usine : actionnaires, représentant légal, statut, afin de croiser les deux dossiers.
- Vos documents
- Devis, pro forma ou accord désignant la société de Hong Kong ; le certificat que le fournisseur vous a montré ; les coordonnées bancaires ; le nom et la fonction de votre interlocuteur.
03 · Livrables
Livrables émis
Livrable
Pour · Acheteur et conformitéDossier de l’entité de Hong Kong
Les faits du registre avec les images de documents qui les fondent : constitution, situation, administrateurs, actionnaires, sûretés, et les écarts par rapport à ce que le fournisseur a présenté.
Livrable
Pour · Le signataire de l’accordConstat de structure
Si la société de Hong Kong et l’usine sont sous contrôle commun, sur quelles preuves, et ce que cela signifie pour vos recours au titre de l’accord.
Livrable
Pour · FinanceExamen documentaire des instructions de paiement
Comparaison du nom du compte, de la banque et de la juridiction indiqués avec les documents de l’entité contractante, accompagnée des écarts et des points à clarifier avant la décision de paiement de l’acheteur.
Livrable
Pour · Responsable du projetVerdict assorti de conditions
Recommandation de poursuivre, de poursuivre sous conditions ou de suspendre, avec les conditions de commande proposées à l’acheteur, par exemple l’intervention de l’usine comme cosignataire du contrat.
04 · Risques maîtrisés
Risques maîtrisés
Risque
L’accord et l’acompte reposent sur une société de Hong Kong qui ne détient ni ne contrôle l’usine.
Mesure de maîtrise
Le rapport présente les éléments de contrôle commun disponibles dans les deux registres et les conditions proposées à l’acheteur avant paiement, notamment le rôle de l’usine dans le contrat.
Risque
Le compte est à Hong Kong mais à un nom différent de celui de la société contractante, ou la société figurant sur la facture a été constituée pour cette affaire.
Mesure de maîtrise
Les instructions de paiement reçues sont comparées aux documents de la société ; la date de constitution et l’historique des dépôts sont examinés. Les écarts sont consignés pour clarification avant la décision de paiement de l’acheteur.
Risque
Une société dissoute, radiée ou jamais immatriculée continue d’émettre des factures sous un certificat d’apparence authentique.
Mesure de maîtrise
La situation est vérifiée au registre à la date de recherche et comparée au certificat du fournisseur. Tout document périmé ou altéré fait l’objet d’un constat.
05 · Ressources de référence
Voir aussi
- Service · Vérification préalable avant paiement d’un fournisseur chinoisLa vérification complète des deux entités, du compte, du négociateur et de la capacité de l’usine, conclue par un verdict.
- Service · Qualification de fournisseurs chinoisLe service parent : qualifier une liste restreinte avant attribution, avec un audit sur site lorsque le dossier le justifie.
- Ressource · Avant de payer un fournisseur chinoisComment la société de Hong Kong, l’usine, le contrat et le bénéficiaire se rattachent, et la décision au bout.
- Ressource · Le fournisseur a changé de coordonnées bancairesLa procédure de suspension et de vérification lorsqu’un nouveau compte, souvent à Hong Kong, arrive en cours de commande.
- Ressource · Fabricant ou société de négoce ?Comment lire une licence d’exploitation et une structure de société pour savoir qui fabrique réellement les biens.
06 · Questions
Questions fréquentes
Est-ce un signal d’alerte lorsqu’un fournisseur chinois demande à être payé via une société de Hong Kong ?
La vérification rapproche la société contractante de Hong Kong, le fabricant de Chine continentale et les instructions de paiement reçues. Le rapport relève un écart lorsque la société de Hong Kong n’a aucun lien visible avec l’usine sur l’un ou l’autre registre, lorsque le compte n’est pas au nom exact enregistré de cette société, lorsque la société a été constituée peu avant l’affaire, ou lorsque la demande de basculer vers un compte à Hong Kong arrive après la conclusion du contrat.
Pouvez-vous me dire qui détient la société de Hong Kong ?
La déclaration annuelle déposée au registre des sociétés énumère les associés d’une société privée et leurs participations, et le registre nomme les administrateurs et le secrétaire de la société. Sinospect lit ces dépôts et remonte d’un niveau les actionnaires personnes morales lorsque le registre le permet. Le registre des contrôleurs significatifs est tenu au siège social de la société et n’est pas public ; la propriété ultime n’est donc énoncée que dans la mesure où les dépôts la montrent, la lacune étant nommée.
Pouvez-vous confirmer que l’administrateur inscrit au registre est bien la personne avec laquelle je traite ?
Sinospect compare le nom et la fonction annoncés par votre interlocuteur aux administrateurs et actionnaires figurant dans les documents déposés. Depuis octobre 2022, le registre public montre l’adresse de correspondance d’un administrateur et un numéro d’identité partiel, non l’adresse résidentielle ni le numéro complet ; une concordance de nom est donc enregistrée comme une concordance au registre. Lorsque vous autorisez la prise de contact, le rapport consigne aussi les éléments recueillis lors d’un rappel à un numéro de société obtenu de façon indépendante, et toute instruction écrite du représentant légal de l’usine de Chine continentale.
Pouvez-vous vérifier une société de Hong Kong seule, sans usine de Chine continentale derrière elle ?
Oui. La vérification Hong Kong s’exécute seule pour 290 USD, ou en complément à 200 USD d’une vérification préalable avant paiement sur le fournisseur de Chine continentale. Dans les deux cas, le rapport énonce le dossier au registre, la situation, les administrateurs et les actionnaires, le contentieux et les sûretés, l’examen documentaire des instructions de paiement et une recommandation assortie de conditions pour la décision de l’acheteur.
07 · Pour démarrer
Ce qu’il faut envoyer pour vérifier une société de Hong Kong
Un nom suffit pour ouvrir le dossier au registre. Plus vous envoyez d’éléments parmi les suivants, plus le rapport peut rattacher la société à l’usine et au compte.
La société de Hong Kong
Son nom en anglais ou en chinois et, si vous l’avez, le numéro de société ou d’immatriculation commerciale figurant sur le certificat qui vous a été montré.
Le document qui la désigne
Devis, pro forma, facture ou projet d’accord, afin de comparer la partie facturante et le signataire au dossier.
Les coordonnées bancaires
Nom du compte, numéro, banque et code SWIFT tels que fournis, avec le message qui les contenait.
L’usine qu’elle représente
Le nom du fabricant de Chine continentale ou son code de crédit social unifié, afin de croiser les deux registres.
Votre interlocuteur
Le nom et la fonction de la personne avec laquelle vous traitez, pour la localiser dans les dépôts de l’une ou l’autre société.
Vos documents sont traités de façon confidentielle dans le cadre de cette mission. Le contact avec la société a lieu uniquement si vous l’autorisez, et se limite à un appel sur un numéro obtenu de façon indépendante ; l’identité de l’acheteur et l’objet de sa demande restent confidentiels. Dans cette mission directe, Sinospect travaille pour l’acheteur et sa rémunération provient exclusivement de lui. Toute visite, inspection ou fourniture ultérieure fait l’objet d’un périmètre distinct.
On vous demande de contracter avec une société de Hong Kong, ou de la payer ?
Envoyez le nom de la société, le document qui la désigne et les coordonnées bancaires. Sinospect confirme les honoraires et ce que le registre peut établir, et le rapport suit quatre jours ouvrés après le paiement et le dernier de vos documents.