Quels types d’écarts un plan de réception en usine (FAT) et d’inspection avant expédition en Chine doit-il couvrir ?
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Comment utiliser ce guide
Ce guide propose un cadre qualitatif pour préparer et revoir les contrôles avant expédition d’équipements achetés en Chine. Il relie la revue documentaire, la réception en usine (FAT), l’inspection avant expédition et la clôture des constats, afin qu’une observation physique reste rattachée à l’exigence de la commande et à la preuve nécessaire pour la traiter.
Chaque commande nécessite ses propres critères d’acceptation, son plan d’inspection et d’essais, ses plans approuvés, son échéancier documentaire et sa matrice d’autorité.
Quels types d’écarts et de blocages le plan de contrôle doit-il couvrir ?
| Type d’écart | Points à contrôler | Preuve à exiger |
|---|---|---|
| Écart de document, de révision, de certificat ou d’identification | Manuels, plans, dossiers FAT, preuves d’étalonnage ou procès-verbaux manquants, incomplets, périmés, incohérents ou non approuvés ; ou certificats, numéros de série, références de modèle et normes applicables qui ne correspondent pas à la commande | Registre documentaire approuvé et révisions en vigueur, ainsi que chaque certificat ou déclaration traçable rattaché à l’unité inspectée et à l’exigence contractuelle |
| Non-conformité dimensionnelle ou de fabrication | Dimensions, matières, finition, assemblage, exécution, configuration et interfaces au regard des plans et spécifications approuvés | Mesure ou relevé d’inspection daté, photographies et voie de correction ou de dérogation approuvée |
| Échec fonctionnel ou de performance | Fonctions de sécurité, verrouillages, commandes, alarmes, capacité, stabilité et autres essais d’acceptation prévus par le projet | Méthode d’essai, identification des instruments, critère d’acceptation, résultat et procès-verbal de nouvel essai si nécessaire |
| Écart d’emballage, de marquage, de quantité ou de pièces de rechange | Protection, préservation, marquage des caisses et de manutention, quantités, accessoires, outils, consommables et pièces contractuelles | Liste de colisage corrigée, photographies, rapprochement des quantités et relevé détaillé des pièces de rechange |
| Clôture non démontrée | Constat déclaré clos sans document révisé, photographie, relevé de correction, nouvel essai ou décision autorisée permettant de justifier la clôture | Registre des constats avec responsable, état d’avancement, preuves liées et autorité de décision prévue par la commande |
À quelle étape faut-il contrôler chaque type d’écart ?
| Étape de contrôle | Priorité | Trace requise |
|---|---|---|
| Revue documentaire avant la FAT | Spécifications, plans, procédures, certificats, instruments et étalonnages, programme d’essais et échéancier des documents avant expédition | Registre des points ouverts et base approuvée pour la FAT |
| Réception en usine (FAT) | Construction, interfaces, fonctions de sécurité, verrouillages, commandes et essais de performance prévus par le projet au regard de critères nommés | Relevé de témoin, résultats d’essai, photographies et liste de constats |
| Inspection avant expédition et clôture | Identification des produits finis, emballage, préservation, marquage, quantités, pièces de rechange, documents d’expédition et clôture des constats FAT | Rapport d’inspection, documents d’expédition corrigés et registre de clôture lié aux preuves |
Les étapes se recoupent volontairement. Un écart documentaire relevé avant la FAT peut modifier le programme d’essais. Les essais fonctionnels établissent les résultats enregistrés de l’équipement. Les contrôles d’expédition convenus portent sur l’emballage final, les quantités, les pièces de rechange et les justificatifs de clôture.
Quelles preuves doivent permettre de clôturer chaque constat ?
| Type de constat | Preuve de clôture adaptée |
|---|---|
| Document ou certificat | Révision approuvée, certificat de remplacement traçable, référence corrigée ou décision écrite de la partie autorisée |
| Écart dimensionnel ou de fabrication | Photographies datées, mesures, relevé de réparation ou de reprise et vérification au regard du critère initial |
| Écart lors d’un essai fonctionnel | Relevé d’action corrective et nouvel essai suivi en qualité de témoin, ou autrement accepté, selon le même critère applicable |
| Emballage, quantité ou pièces de rechange | Liste de colisage corrigée, rapprochement détaillé, photographies et identifiants d’unité ou de colis |
| Décision commerciale ouverte | Recommandation consignée et décision de la partie qui détient l’autorité d’acceptation ou d’expédition au titre de la commande |
La présence à l’essai, une signature de témoin ou une déclaration du fournisseur ne suffit pas à clôturer un constat. Le dossier de clôture doit identifier l’exigence initiale, le constat, la correction, la preuve de vérification et la partie autorisée à rendre la décision finale.
Comment l’acheteur doit-il utiliser ce guide ?
| Action de l’acheteur | Objectif du contrôle |
|---|---|
| Inscrire le dossier de preuves dans la commande | Évite que les manuels, certificats, plans et procès-verbaux d’essai deviennent une demande après expédition |
| Relier chaque essai FAT à un critère d’acceptation | Distingue une démonstration du fournisseur d’un résultat d’acceptation défini par contrat |
| Séparer les responsabilités de la FAT et de l’inspection avant expédition | Préserve le contrôle du fonctionnement en FAT et celui de l’état d’expédition, des quantités, des pièces et de l’emballage avant expédition |
| Attribuer un responsable et une autorité à chaque constat | Évite de confondre l’observation d’un témoin avec la décision d’acceptation finale de l’acheteur |
| Exiger une clôture liée aux preuves avant expédition | Rend la décision d’autoriser ou de suspendre l’expédition traçable au regard de la commande et de l’état corrigé |
Questions fréquentes
Quels types d’écarts faut-il intégrer à un plan de FAT et d’inspection avant expédition ?
Couvrez le dossier documentaire approuvé, la cohérence des certificats et de l’identification, la conformité dimensionnelle et de fabrication, le fonctionnement, l’emballage et le marquage, les quantités et pièces de rechange, ainsi que les preuves nécessaires pour clôturer chaque constat. Les contrôles exacts et les critères d’acceptation doivent provenir de la commande et des documents d’essai approuvés.
À quel moment faut-il contrôler ces types d’écarts ?
Commencez par la revue documentaire avant la FAT, vérifiez la construction et le fonctionnement pendant la réception en usine, puis utilisez l’inspection avant expédition et la revue de clôture pour confirmer l’état final, l’emballage, le marquage, les quantités, les pièces de rechange et le dossier de preuves.
Comment les essais FAT et l’inspection avant expédition se complètent-ils ?
La FAT consigne les essais convenus sur l’équipement. L’inspection avant expédition porte sur les contrôles prévus pour l’envoi : emballage, marquage, quantités, pièces de rechange et points ouverts.
Quelles preuves doivent permettre de clôturer un constat avant expédition ?
Utilisez une preuve adaptée au constat : document révisé et approuvé, certificat traçable, photographies datées, relevé d’emballage ou de quantité corrigé, ou procès-verbal de nouvel essai indiquant le critère d’acceptation applicable et le résultat.
Comment Sinospect applique cette discipline de contrôle
Dans le modèle de fourniture, Sinospect convient du plan de contrôle propre à la commande, assiste en qualité de témoin aux essais prévus par le projet, consigne les constats et n’autorise le fabricant à expédier qu’après franchissement des contrôles convenus. L’acheteur conserve l’acceptation finale. Pour une mission d’achat direct, Sinospect fournit des constats et une recommandation dans le périmètre défini, tandis que l’acheteur conserve son contrat avec le fabricant, la maîtrise des paiements et la décision finale. Le déroulé de terrain figure dans la liste de contrôle des essais de réception en usine (FAT), et l’assistance en qualité de témoin relève du service de réception en usine (FAT) en Chine.
Une FAT ou une inspection avant expédition à planifier pour une commande en Chine ?
Envoyez la liste d’équipements, la spécification et le dossier de certificats. Sinospect répond avec le périmètre d’inspection à inscrire à la commande, la documentation à exiger et les points à vérifier avant expédition plutôt qu’une fois les marchandises prêtes.