Composez votre liste de contrôle de réception en usine

Vérifier qu'un plan d'essai FAT écrit ou un plan d'inspection et d'essai (ITP) existe et a été approuvé par l'acheteur et le fournisseur avant le début des essais.

Sans plan approuvé, la base d'acceptation ou de refus est contestable, et des résultats obtenus selon un plan non approuvé peuvent ne pas être reconnus comme conformes au contrat.

Vérifier que le plan d'essai liste chaque essai, sa méthode et ses conditions d'essai, ses critères d'acceptation, la séquence, et le point de validation pour chaque étape.

Un plan sans critères d'acceptation ni conditions d'essai explicites par essai laisse passer des résultats limites sans contestation. Les essais sous tension, sous pression ou sous charge exigent en outre que leurs paramètres d'essai sûrs soient fixés avant de commencer.

Vérifier que la spécification acheteur en vigueur, le bon de commande et les plans approuvés sont disponibles sur le lieu d'essai et correspondent à l'équipement présenté.

Tester par rapport à une spécification ou à un indice de plan périmé peut conduire à un équipement qui réussit la FAT puis est refusé.

Vérifier que les documents de référence présents sur le lieu d'essai sont aux indices approuvés en vigueur, et que toute demande de modification ouverte affectant le périmètre testé est identifiée et son traitement convenu avant les essais.

Des indices de révision non maîtrisés ou obsolètes ôtent tout intérêt au contrôle effectué par rapport à ces documents.

Vérifier que les utilités requises pour les essais prévus — alimentation électrique, air comprimé, eau, refroidissement ou combustible selon le cas — sont disponibles et raccordées à l'usine.

Des utilités absentes ou sous-dimensionnées à l'usine peuvent bloquer ou écourter une FAT une fois les participants sur place.

Vérifier que les utilités fournies par le fournisseur correspondent aux valeurs requises par l'équipement et le plan d'essai en tension, fréquence, pression, débit et qualité.

Une utilité présente mais à des paramètres incorrects (tension ou pression d'air, par exemple) empêche un essai de performance valide. Si l'usine ne peut pas reproduire l'alimentation du site de destination, par exemple sa fréquence, consigner les essais concernés et la manière dont ils seront vérifiés.

Vérifier que le personnel du fournisseur nécessaire pour conduire l'essai — opérateurs, ingénieur responsable ou représentant qualité — est présent et disponible pendant toute la durée.

L'absence de personnel compétent impose un essai improvisé ou un report ; confirmer qu'un représentant du fournisseur est habilité à signer les procès-verbaux d'essai.

Vérifier que tous les participants ont reçu l'accueil sécurité du site et que l'équipement de protection individuelle requis leur a été remis avant d'entrer dans la zone d'essai.

Des participants n'ayant pas reçu l'accueil sécurité dans un atelier en activité constituent un risque pour la sécurité et en matière de responsabilité ; ils peuvent être écartés de la zone d'essai, ce qui interrompt la FAT.

Vérifier que les dispositions d'urgence pour la zone d'essai — issues, point de rassemblement, premiers secours et contact d'urgence du site — ont été communiquées aux participants.

Un essai de réception sous tension ou sous pression comporte des risques réels ; les participants doivent connaître la conduite à tenir avant d'en avoir besoin.

Vérifier que des preuves d'étalonnage sont disponibles pour chaque instrument de mesure utilisé pour juger les résultats de la FAT, rattachées à l'instrument par son numéro de série et dans l'intervalle fixé par son programme d'étalonnage.

Consigner l'identification et l'état d'étalonnage de chaque instrument. Si l'étalonnage est échu ou ne peut pas être justifié, consigner les relevés concernés, leur incidence sur le résultat et la vérification ou le nouvel essai nécessaire.

Vérifier que l'étalonnage de chaque instrument d'essai est raccordé à un étalon de mesure national ou international reconnu, et que son étendue de mesure et son incertitude conviennent aux tolérances et à la règle de décision appliquées.

Un instrument dont l'incertitude de mesure est trop grande au regard de la tolérance ne peut pas confirmer la conformité ; examiner la chaîne de raccordement indiquée sur le certificat.

Vérifier que des feuilles de résultats FAT vierges ou un procès-verbal de constat établi selon le plan d'essai approuvé sont préparés pour consigner les résultats et signatures au fil des essais.

Consigner les résultats après coup, de mémoire, affaiblit le procès-verbal de réception ; relever les mesures et recueillir les signatures au fur et à mesure.

Vérifier qu'un bordereau de transmission ou un index documentaire est fourni et que chaque document qu'il référence est physiquement présent dans le dossier.

Un index peut référencer des documents absents du dossier, si bien qu'un dossier incomplet peut passer inaperçu. Pointer chaque ligne face au document correspondant.

Vérifier que le procès-verbal d'essais et d'inspection compilé par le fournisseur est inclus, signé et daté, et que ses résultats, écarts et nouveaux essais concordent avec les relevés signés pendant les essais constatés.

Le procès-verbal compilé est le document du fournisseur ; il ne remplace ni les relevés d'essai signés ni le rapport du témoin. Les résultats sous-jacents sont évalués dans les modules techniques concernés. S'il est compilé après la FAT, le consigner comme en attente jusqu'à sa réception et sa vérification.

Vérifier que les certificats matière et composants exigés par le bon de commande sont présents, lisibles et référencés de façon croisée aux éléments qu'ils couvrent.

Présence, lisibilité et traçabilité dans le dossier uniquement. Le contenu des certificats matière est comparé à la nuance spécifiée dans le module identité des matériaux et qualité de fabrication ; les certificats des composants sont examinés dans le module technique concerné.

Vérifier que les manuels d'exploitation et de maintenance sont inclus et couvrent l'installation, l'exploitation, la maintenance courante et le dépannage.

Un manuel limité à l'exploitation, sans section maintenance ni dépannage, ne satisfait pas ce contrôle.

Vérifier que les plans conformes à l'exécution sont inclus et reflètent l'unité telle qu'inspectée, y compris toute modification intervenue en cours de fabrication.

Les plans fournis peuvent être le dossier de conception d'origine plutôt que le conforme à l'exécution. Comparer les indices de révision aux modifications constatées sur l'unité.

Vérifier qu'une liste de pièces de rechange est incluse et que chaque ligne porte une référence constructeur suffisante pour permettre une recommande sans requête complémentaire.

Des désignations sans référence, ou des codes internes sur lesquels l'acheteur ne peut pas commander, rendent tout remplacement ultérieur dépendant du fournisseur.

Vérifier que les pièces de rechange recommandées pour la mise en service et le premier entretien sont identifiées dans la liste de pièces de rechange et réconciliées avec ce qui est effectivement expédié avec l'unité.

Volet documentaire du contrôle des pièces de rechange. La présence physique des pièces expédiées dans les caisses est confirmée dans le module d’emballage.

Vérifier que les conditions de garantie sont formalisées par écrit, incluant la durée, la base de départ, la couverture et toute exclusion ou condition.

Une garantie dont la date de départ, le périmètre ou les conditions ne sont pas définis est difficile à faire valoir après expédition. Confirmer par rapport aux conditions du bon de commande.

Vérifier que tous les documents de livraison sont fournis dans la langue exigée par le bon de commande.

Rechercher les manuels ou certificats fournis uniquement en chinois. Confirmer la langue exigée et si des exemplaires bilingues ou traduits avaient été convenus.

Vérifier que les données de plaque signalétique consignées dans les documents (modèle, numéro de série, caractéristiques nominales) correspondent à la plaque signalétique physique de l'unité.

Des documents décrivant un numéro de série ou des caractéristiques nominales différents de ceux de l'unité peuvent indiquer un dossier non correspondant ou réutilisé.

Vérifier que les coordonnées du fournisseur et des sous-fournisseurs pour le support technique, les pièces de rechange et les réclamations sous garantie sont indiquées dans le dossier.

Le support post-expédition s'enraye lorsque l'acheteur ne dispose d'aucun contact nommé pour les pièces ou la garantie.

Vérifier que chaque document porte un titre, un indice de révision ou d'édition et une date, permettant à l'acheteur de confirmer qu'il détient l'édition en vigueur.

Des documents non indicés rendent impossible, par la suite, de déterminer si une version obsolète est utilisée.

Confirmer que le dossier est spécifique à cette unité et non un manuel générique de famille de produits omettant les options ou variantes commandées.

Un manuel générique peut décrire les options standard et omettre ou contredire ce qui a réellement été fourni pour une réalisation sur mesure.

Confirmer que, lorsqu'un dossier électronique est fourni, les fichiers s'ouvrent, sont complets, ne sont ni verrouillés par mot de passe ni corrompus, et que tout format natif convenu est bien inclus.

Une clé USB ou un lien remis lors de la FAT peut ne contenir que des fichiers numérisés, verrouillés ou incomplets. Ouvrir un échantillon et confirmer la présence des formats convenus (par exemple plans modifiables).

Confirmer que la spécification d'emballage (ou la liste de colisage) ainsi que le mode et l'itinéraire de transport prévus sont disponibles avant l'inspection de l'emballage.

La méthode d'emballage doit être jugée au regard du mode déclaré (maritime/aérien/routier, conteneurisé ou conventionnel) et de la destination ; sans la spécification, l'emballage ne peut être évalué.

Vérifier que la méthode d'emballage et les matériaux correspondent à la spécification pour le mode de transport déclaré (caisse export maritime, mise en conteneur, ou fret aérien selon le cas).

Un emballage prévu pour le marché intérieur peut ne pas protéger la marchandise sur un long trajet maritime ; vérifier que la protection export ou maritime spécifiée n'a pas été remplacée par une méthode plus légère.

Inspecter la construction des caisses à claire-voie et des caisses pleines pour en vérifier l'adéquation — patins/longerons de base, contreventement, fixations et fermeture — afin que le colis résiste à la manutention et au gerbage en transit.

N'évaluer que la qualité de construction ; les points de levage, les dispositifs d'élingage et les indicateurs de basculement/choc sont vérifiés dans le module levage et transport.

Vérifier que les marques d'expédition sur chaque colis (destinataire, référence de commande/contrat, numéro de caisse, port de destination) correspondent à la liste de colisage et à la facture commerciale, en consignant si leurs versions provisoires ou définitives ont été contrôlées.

Des caisses mal marquées peuvent être mal acheminées ou retardées au groupage ; la séquence des numéros de caisse doit être complète (ex. 1/8 … 8/8). Si seules des versions provisoires existent lors du contrôle, les marques restent à vérifier sur les documents définitifs.

Vérifier que les poids brut et net ainsi que les dimensions extérieures marqués sur chaque colis concordent avec la liste de colisage.

Les poids déclarés déterminent la réservation du fret, le choix du conteneur/véhicule et le matériel de manutention ; les écarts peuvent entraîner une remanutention et des surestaries.

Vérifier que les marquages de manutention et d'orientation (ex. flèches indiquant le haut, craint l'humidité, points d'élingage ou zones à ne pas élinguer, fragile) sont présents et corrects pour le contenu.

Les pictogrammes ISO 780 sont d'usage courant ; confirmer leur présence et leur cohérence avec la spécification d'emballage plutôt que de citer la norme sur la caisse.

Vérifier que tous les articles fournis en vrac — pièces de rechange, consommables, outillage spécial, contre-pièces et accessoires — listés dans le contrat/la liste de colisage sont physiquement présents et identifiés.

L'absence de pièces de rechange de mise en service ou d'outillage spécial fournis en vrac peut bloquer l'installation sur site.

Lorsque la préservation est spécifiée, vérifier qu'elle est appliquée — dessiccant avec indicateur d'humidité sous emballage barrière/VCI scellé, VCI sur les surfaces usinées nues, et obturation des orifices, brides et extrémités d'arbre ouverts.

Un transport maritime et un stockage prolongés peuvent corroder les surfaces non protégées ; vérifier la quantité de dessiccant au regard de la spécification d'emballage et l'intégrité de la barrière anti-humidité.

Vérifier que les fluides sont traités conformément à l'exigence d'expédition — systèmes vidangés ou charge de protection/préservation appliquée et déclarée, points de vidange fermés et absence de fuite résiduelle.

L'eau piégée peut geler ou provoquer de la corrosion en transit. Lorsqu'une unité est expédiée avec une charge de préservation, documenter le fluide et l'instruction du fabricant le concernant avant la mise en service.

Vérifier que l'emballage en bois brut porte une marque NIMP 15 (ISPM 15) lisible : son symbole, le code-pays, le code du producteur ou de l'entreprise chargée du traitement et un code-traitement approuvé tel que HT.

Au point d'entrée, un emballage en bois dépourvu de la marque requise peut être retenu, traité, détruit ou réexpédié, ce qui retarde l'envoi. La NIMP 15 exempte notamment le bois transformé, tel que le contreplaqué, les panneaux de particules et l'OSB, ainsi que le bois d'une épaisseur de 6 mm ou moins ; vérifier les éventuelles exigences d'importation supplémentaires à destination.

Vérifier que le numéro de série ou de repère, le modèle et la quantité de l'équipement correspondent à la plaque signalétique, à la liste de colisage et à la facture commerciale.

Une discordance de numéro de série entre l'unité physique et les documents d'expédition ou commerciaux peut révéler une unité substituée ou intervertie, retarder le dédouanement et rompre la traçabilité nécessaire aux réclamations sous garantie. Consigner les versions des documents contrôlées.

Assister à la prise de photographies datées de chaque unité emballée et en obtenir le relevé — calage et contreventement internes et préservation avant fermeture, puis colis fermé et marqué.

Une fois les caisses fermées, l'emballage interne ne peut plus être réinspecté sans les ouvrir ; les photos avant fermeture constituent une preuve essentielle en cas de réclamation ultérieure pour dommage de transport ou livraison incomplète.