Чек-лист проверки поставщика в Китае

Этот чек-лист — сжатая рабочая версия методики, опубликованной в цикле руководств Sinospect по квалификации поставщиков в Китае (на английском). Он предназначен для того, чтобы его распечатали, передали команде закупок, приложили к внутреннему пакету материалов проверки или сослались на него в документации EPC-подрядчика по короткому списку поставщиков. Чтобы сохранить чистую копию на своём устройстве, воспользуйтесь в браузере функцией «Печать → Сохранить как PDF». Если поставщик, которого вы квалифицируете, производит строительные материалы, проверки, характерные для этой отрасли, — статус реального производителя, протоколы испытаний для определения класса пожарной опасности — рассмотрены в руководстве по импорту строительных материалов из Китая (на английском).

Каждый пункт ниже — проверка с ответом «да» или «нет», исключающая конкретный риск. Порядок проверок — тот, которого следует придерживаться большинству покупателей: сначала юридическое лицо, затем подтверждающие материалы о возможностях, затем референсы, затем производственные возможности, затем чёткость коммерческого предложения, затем контроль документации. Пропускать первые пункты, чтобы сосредоточиться на последних, — самая распространённая ошибка при проверке поставщиков для закупок в Китае.

1. Юридическое лицо

Прежде чем оценивать возможности, убедитесь, что юридическое лицо, стоящее за коммерческим предложением, — то самое, с которым покупатель будет заключать договор. Сайт поставщика сфабриковать проще всего; проверка начинается с бизнес-лицензии.

• Бизнес-лицензия запрошена и получена — скан-копия действующей китайской бизнес-лицензии (营业执照), разборчивая и полная.
• Сверка с реестром выполнена — юридическое лицо подтверждено в National Enterprise Credit Information Publicity System (SAMR) по Единому коду социального кредита или по зарегистрированному китайскому наименованию. Как проверить (на английском).
• Виды деятельности включают производство данной категории оборудования — зарегистрированные виды деятельности (经营范围), указанные в лицензии, охватывают оборудование, на которое дано коммерческое предложение. Поставщик, у которого в видах деятельности нет производства, — торговая компания, а не производитель. Как отличить.
• Регистрационный статус в норме — у юридического лица нет отметок о нарушениях в деятельности или применении принудительных мер; уставный капитал и дата учреждения согласуются с тем, что поставщик заявляет о масштабе своей деятельности и истории.

2. Подтверждающие материалы о возможностях

О возможностях заявляют в презентационных материалах, а доказывают их документацией. У каждого вида сертификатов свой порядок проверки — получить документ не значит проверить его.

• Подлинность сертификатов систем менеджмента подтверждена — сертификаты ISO 9001 (а также ISO 14001 / ISO 45001, где это применимо) проверены через выдавший их орган по сертификации или через IAF CertSearch. Проверено всё: номер сертификата, наименование юридического лица, охваченные площадки, стандарт, срок действия и статус аккредитации.
• Документы о соответствии продукции проверены в первоисточнике — каждый документ проверяется у выдавшей его организации: декларация о соответствии CE — у подписавшего её производителя, а номер и область нотификации любого нотифицированного органа проверяются в базе данных NANDO ЕС; документы ATEX — на соответствие категории оборудования и процедуре оценки соответствия; сертификаты IECEx — на сайте IECEx; протоколы типовых испытаний по IEC — у выдавшей их лаборатории. Что запрашивать (на английском).
• Аккредитация испытательной лаборатории подтверждена, если протокол на неё опирается — орган по аккредитации подтверждает, что на момент проведения испытаний лаборатория, названная в протоколе, была аккредитована на проведение испытаний по конкретным указанным методам.

3. Референсы

Логотипы в презентационных материалах — это не референсы. Референсы — это названные конечные заказчики с представителями, с которыми можно связаться, по проектам, сопоставимым с текущим объёмом поставки.

• Предоставлены референсы от названных конечных заказчиков — не менее трёх референсов с указанием конкретных лиц, их должностей и способов связи, по оборудованию, сопоставимому с указанным в текущем коммерческом предложении.
• Как минимум с одним указанным заказчиком связались напрямую — разговор состоялся; проект назван, оборудование названо, сроки подтверждены, названный представитель подтверждает факт сотрудничества.
• Объём референсного проекта сопоставим с объёмом текущего договора — референсный проект не является существенно меньшим, более простым или более давним, чем проект, на который представлено текущее коммерческое предложение.

4. Производственные возможности

Для типового оборудования от давно работающих поставщиков с проверяемой документацией проверку можно завершить на этапе подтверждения подлинности документов. Для более дорогого оборудования, нестандартных спецификаций или любого поставщика, по которому дистанционная проверка вызвала вопросы, завершающим шагом становится подтверждение производственных возможностей при посещении завода или по видеосвязи.

• Адрес завода согласуется с зарегистрированным адресом — адрес производственной площадки, заявленной поставщиком, совпадает с зарегистрированным адресом в лицензии, либо расхождение объяснено и проверено (к обоснованным случаям относятся площадки дочерних компаний и разрешённое контрактное производство).
• Производственные мощности соразмерны масштабу проекта — заявленный поставщиком месячный объём производства согласуется с размещаемым заказом, с оборудованием и персоналом, увиденными при проверке действующей площадки, и с подтверждающими записями о производстве или отгрузках. Уставный капитал — справочный показатель, а не подтверждение производственных мощностей; численность работников в китайской бизнес-лицензии не указывается.
• Обход завода проведён (по видеосвязи в реальном времени или лично) для значимых проектов — производственный цех, пост контроля качества, записи о калибровке и персонал проверены непосредственно, а не по заранее записанному рекламному видеоролику.

5. Чёткость коммерческого предложения

То, о чём коммерческое предложение не говорит, часто показательнее того, о чём оно говорит. Чёткое коммерческое предложение позволяет сравнивать его с другими предложениями на сопоставимой основе; двусмысленное оставляет место для споров при исполнении.

• Формулировки спецификации однозначны — без «или эквивалент», без «подлежит уточнению в окончательном проекте», без пропущенных номеров моделей. Там, где упоминаются стандарты, названы редакция и пункт. Тревожные признаки (на английском).
• Условия оплаты коммерчески обоснованны — не 100 % предоплаты по T/T; поэтапные платежи, привязанные к ключевым этапам (аванс / перед отгрузкой / при проведении FAT / при пусконаладке), задокументированы.
• Указана процедура приёмки, если этого требует заказ — для оборудования, работоспособность или рабочие характеристики которого должны быть подтверждены до отправки, в объём поставки включается FAT или иное испытание, предусмотренное конкретным договором, с названными критериями приёмки и определённым правом присутствовать на испытаниях или отказать в приёмке. Для типовых позиций или позиций с низким риском FAT не обязательны, если достаточно инспекции на соответствие заказу.
• Все необходимые для проекта сертификаты явно указаны — сертификаты, перечисленные в спецификации, не исключены из коммерческого предложения без пояснения; если требуемого сертификата у поставщика нет, он прямо об этом заявляет.

6. Контроль документации

Документы, имеющиеся на этапе квалификации, должны оставаться действительными до поставки. Заключительная проверка выявляет сертификаты, которые были действительны при первом рассмотрении, но срок действия которых истекает до отгрузки.

• Сертификаты остаются действительными на ожидаемую дату поставки — сертификаты ISO и сертификаты на продукцию, имеющие срок действия, остаются действительными в течение всего договорного срока поставки; протоколы типовых испытаний по-прежнему охватывают заказанную конструкцию и ту редакцию стандарта, которая названа в договоре.
• Декларация о соответствии CE ссылается на законодательство ЕС, применимое к продукции — а не на общий перечень, скопированный с другого изделия; декларация указывает производителя, применимое законодательство ЕС, соответствующие стандарты и охватываемую продукцию.
• По протоколам можно установить, какая лаборатория проводила испытания — в протоколе названа лаборатория, и, если он опирается на аккредитацию, лаборатория была аккредитована на проведение испытаний по этому методу на дату испытаний.

Правило принятия решения

Поставщик, прошедший проверки по всем шести категориям, преодолел минимальный порог проверки. Поставщик, не прошедший один или несколько пунктов, не дисквалифицирован, но выявлена проблема, которую покупателю следует учесть при определении договорных или коммерческих условий: либо устранить до размещения заказа, либо принять как задокументированный риск с мерами по его снижению. Приоритет поставщика, который не готов предоставить подтверждающие материалы по какому-либо пункту, следует снизить.

Комплект подтверждающих материалов, который следует сохранить для решения об утверждении

Заполненный чек-лист полезен только тогда, когда другой проверяющий может проследить, как было принято решение. Ведите досье по утверждению поставщика с указанием даты, в котором проверенные факты отделены от заявлений поставщика и указано, кто принял каждый остаточный риск.

• Подтверждающие материалы о юридическом лице — бизнес-лицензия, выписка из реестра, зарегистрированное китайское наименование, Единый код социального кредита и дата обращения к реестру.
• Подтверждающие материалы о возможностях — сертификаты и протоколы испытаний с подтверждённой подлинностью, записи о проверке референсов и наблюдения на заводе с указанием источника проверки.
• Замечания по коммерческим условиям — исключения в коммерческом предложении, пробелы в документах и производственные ограничения; по каждому пункту определены ответственный и условие закрытия.
• Запись об утверждении — датированное решение покупателя утвердить поставщика, утвердить его с мерами по снижению рисков, отложить решение или отклонить поставщика до размещения заказа.

Об этом чек-листе