Перейти к содержанию
Sinospect

Услуга · На протяжении проекта

Контроль документации

Споры по закупкам оборудования из Китая часто возникают из-за несоответствий в документации: сертификат не соответствует отгруженному оборудованию, в протоколе испытаний нет ссылки на калибровку, руководство составлено на языке, который не подходит команде приёмки. Sinospect систематизирует комплект так, чтобы покупатель, инженерная служба и персонал принимающего объекта могли работать с ним без доработок, а при внешней проверке (банк, партнёр, регулятор) досье было в полном порядке.

Точка контроля покупателя
Документация на всех этапах
Где выполняется
В досье поставщиков, параллельно с квалификацией, FAT, PSI и выдачей разрешения на отгрузку
Результат работ
Комплект с описью + реестр замечаний
Инженеры проверяют сертификационную и отгрузочную документацию по заказу промышленного оборудования из Китая

01 · Объём работ

Единый контролируемый комплект, который формируется по ходу проекта

Sinospect формирует единый контролируемый комплект документов для покупателя, инженера, команды приёмки и любого внешнего проверяющего (банк, партнёр, регулятор). Услуга — это работа по сбору, сверке и устранению пробелов, которая ведётся с документами поставщиков, чтобы комплект представлял собой единое целое. Это порядок ведения документации в ходе проекта; долгосрочный архив (гарантийные случаи, аудиты и повторные заказы спустя годы) относится к услуге «Послепродажное сопровождение».

Услугу заказывают, когда

  • Внешняя сторона — банк, партнёр или заказчик покупателя — указала на пробелы в документации, которые поставщик не устранил.
  • В одном проекте участвуют несколько китайских поставщиков, и их документы должны составлять единый комплект.
  • Рынок назначения требует определённой сертификации, перевода или нотариального заверения, которыми поставщик не занимается без запроса.
  • Команде приёмки и инженерам нужен комплект с описью для монтажа, пусконаладки и прохождения контрольных этапов, требующих согласования с внешними сторонами.
  • Внутренний аудит покупателя, продление сертификации или проверка регулятора требуют полного комплекта с прослеживаемыми подтверждающими материалами.
  • Для повторного заказа нужен комплект документации, согласованный с версией комплекта предыдущей отгрузки, чтобы команда приёмки и аудиторы получали согласованные документы.

02 · Контроль и подтверждения

Как фиксируются и отслеживаются пробелы

  • Этап работы с пробелами

    Требования расписаны по адресатам

    Перечень требований по адресатам (инженерная служба, приёмка, банк, партнёр, регулятор) публикуется в начале задания; каждая последующая проверка проводится по этому перечню.

  • Этап работы с пробелами

    Пробелы фиксируются со ссылками на исходные документы

    Каждая отсутствующая или несоответствующая позиция фиксируется со ссылкой на досье поставщика, пункт контракта и адресата, для которого она является препятствием; указывается степень критичности.

  • Этап работы с пробелами

    Работа с поставщиком ведётся письменно

    Запросы на разъяснение, ответы поставщика и редакции документов хранятся с указанием версий в одном файле, а не в разрозненных цепочках электронных писем.

  • Этап работы с пробелами

    Закрытие проверяется на следующей контрольной точке

    В реестре замечаний фиксируются проверка исправленного документа по первоисточнику и его принятие получателем, которому он предназначен.

Проверенные материалы

Проверяемые документы и записи

Сертификаты на оборудование
  • Декларация о соответствии CE и документация нотифицированного органа, где применимо.
  • Сертификаты ISO (9001 / 14001), проверенные в выдавшем их органе по сертификации.
  • Подтверждающие материалы для взрывоопасных зон по применимым требованиям (документы ATEX для ЕС, сертификаты IECEx, где они требуются) и протоколы типовых испытаний по IEC.
Протоколы заводских испытаний
  • Протоколы приёмо-сдаточных и типовых испытаний, сверенные с планом контроля и испытаний.
  • Данные о калибровке средств измерений, использованных при испытаниях.
  • Подписи присутствовавших на испытаниях и фотоматериалы с отметками времени.
Отгрузочная документация
  • Упаковочный лист, коносамент, сертификат происхождения.
  • Декларация об опасных грузах и применимые транспортные документы.
  • Страховая документация, если страхование оформляет поставщик.
Монтаж и эксплуатация
  • Руководство по монтажу, руководство по эксплуатации и техническому обслуживанию, учебные материалы.
  • Перечень запасных частей, перечень рекомендуемых инструментов и расходных материалов.
  • Проверка языка и версии документов на соответствие рабочему языку команды приёмки.

03 · Результаты работ

Результаты работ для принятия решений покупателем

  • Результат работ

    Для · службы закупок + владельца проекта

    Карта требований к документации

    Перечень требуемых документов по адресатам — с форматом, языком и источником, которым должен пользоваться поставщик.

  • Результат работ

    Для · инженерной и финансовой служб

    Проверенный комплект документов на оборудование

    Сертификаты, протоколы испытаний, руководства и декларации с описью по единицам оборудования, сверенные с заказом и пригодные для проверки инженерами, банком или партнёром.

  • Результат работ

    Для · приёмки + логистики

    Отгрузочное и таможенное досье

    Упаковочный лист, коносамент, сертификат происхождения и применимые декларации, сверенные с отчётом о предотгрузочной инспекции.

  • Результат работ

    Для · работы с поставщиком

    Реестр замечаний и последующие действия

    Открытые замечания, ответственная сторона, срок и последствия, если замечание не закрыто до следующей контрольной точки.

04 · Контролируемые риски

Контролируемые риски

  • Риск

    Сертификат отсутствует или его подлинность нельзя подтвердить в выдавшем органе.

    Мера контроля

    Каждый сертификат проверяется у того, кто его выдал, — по реестру выдавшего органа, если такой реестр есть; отсутствующие или недействительные документы фиксируются в реестре замечаний, а устранение замечаний поставщиком отслеживается до их закрытия.

  • Риск

    Документ передан не на том языке или не в той версии.

    Мера контроля

    Требования к языку и версии фиксируются по адресатам в начале задания и проверяются по фактически переданному комплекту.

  • Риск

    Протоколы FAT неполны или на них ссылаются без указания источника.

    Мера контроля

    Протоколы испытаний сверяются с планом контроля и испытаний; данные о калибровке и подписи присутствовавших проверяются на FAT.

  • Риск

    Данные упаковочного листа и коносамента расходятся между собой или не соответствуют оборудованию.

    Мера контроля

    Отгрузочная документация сверяется с отчётом о предотгрузочной инспекции до принятия решения о выпуске.

  • Риск

    Приёмка или прохождение контрольных этапов, зависящих от банка, партнёра или регулятора, задерживаются из-за доработки документации.

    Мера контроля

    Комплект проверяется до отгрузки, чтобы команда приёмки и любой внешний проверяющий работали с полным досье.

  • Риск

    Задержка на таможне в порту назначения из-за отсутствующих деклараций.

    Мера контроля

    Требования рынка назначения (происхождение, опасные грузы, оценка соответствия) фиксируются в начале и проверяются до отправки контейнера.

05 · Справочные материалы

Справочные материалы

06 · Вопросы

Частые вопросы

Контроль документации — это отдельное задание или часть других услуг?

И то и другое. Работа с документацией встроена в квалификацию, техническую экспертизу, FAT и предотгрузочную инспекцию: каждая из этих услуг формирует и проверяет часть комплекта. Отдельную услугу по контролю документации заказывают, когда покупателю нужно собрать или переоформить полный комплект документов по нескольким поставщикам и этапам либо провести его аудит.

Для кого на самом деле предназначен комплект документации?

Сразу для нескольких адресатов: инженерной службы покупателя — для монтажа и пусконаладки; команды приёмки и логистики; владельца проекта или заказчика покупателя — для передачи; любого банка или партнёра, который подтверждает закрытие этапа; регулятора или органа по сертификации — там, где этого требует рынок назначения. Комплект структурирован так, чтобы служить всем им без дублирования.

Как Sinospect работает с языком документов?

Документация поставщика регулярно поступает на китайском (путунхуа) и приводится в соответствие с языковыми требованиями контракта. Если рынок назначения, банк или партнёр требует версию документа на определённом языке, это требование фиксируется в начале задания, а его выполнение контролируется при проверке комплекта.

Выдаёт ли Sinospect сертификаты или протоколы испытаний?

Каждый документ исходит от стороны, которая за него отвечает: декларации и протоколы приёмо-сдаточных испытаний — от производителя; сертификаты — от органов по сертификации; документы нотифицированного органа — там, где его участия требует процедура оценки соответствия; протоколы испытаний — от испытательных лабораторий, которые должны быть аккредитованы, если этого требует контракт или схема сертификации. Sinospect проверяет эти документы и систематизирует их в досье проекта.

07 · С чего начать

Что прислать, чтобы организовать контроль документации

Контроль документации обеспечивает соответствие между сертификатами, записями и руководствами, которые нужны проекту, и тем, что фактически должен предоставить каждый поставщик. Он начинается с перечня требуемых документов.

  1. Документы, которых требует проект

    Сертификаты, протоколы испытаний, руководства и чертежи, с которыми должно прибыть оборудование.

  2. Техническая спецификация или техническое задание (cahier des charges)

    Технические требования, по которым будут проверяться документы.

  3. Сведения о поставщиках и заказе

    Какие документы и по каким позициям заказа должен предоставить каждый поставщик.

  4. Требования страны назначения

    Требования к документам со стороны таможни, кредитора или регулятора на рынке назначения.

  5. Уже полученные документы

    Всё, что уже есть в досье, чтобы с самого начала проверить полноту и язык.

Пришлите имеющиеся документы. Sinospect указывает, какая информация необходима для определения объёма работ.

Отправьте комплект документации

Отправьте то, что есть: текущий комплект поставщика, внешние требования (банк, партнёр, регулятор, заказчик покупателя), рынок назначения. В ответ Sinospect направляет перечень замечаний, порядок их устранения и предложение по выполнению этой работы.

Отправить комплект документацииПосмотреть все услуги